Jak dobrze skalkulować imprezę turystyczną?

Istnieją mechanizmy, które przy odpowiedniej realizacji pozwalają ograniczyć to ryzyko lub częściowo podzielić się nim z klientami.

Kalkulacja waluty

Głównym problemem i bolączką organizatorów turystyki jest to, jaki kurs walut obcych przyjąć do kalkulacji imprezy turystycznej. Chodzi tu przede wszystkim o koszt usług poniesionych poza granicami Polski, czyli np. koszt zakwaterowania i wyżywienia w obcym kraju oraz wydatki na program. Te elementy mogą stanowić o 50–70 proc. kosztów imprezy turystycznej i choć cena usług w walucie jest przewidziana w umowie z kontrahentem, to jednak rozliczenie następuje zazwyczaj wiele miesięcy po tym, jak organizator skalkuluje te koszty i przedstawi w ofercie cenę wycieczki. Przez ten czas kurs waluty obcej może się podnieść (co będzie skutkowało zapłatą większej kwoty w przeliczeniu na złotówki) lub spaść (co spowoduje oszczędności) i trudno jest przewidzieć, jak zmieni się ta sytuacja.

Pierwszym i najważniejszym elementem jest przyjęcie w kalkulacji oferty takiego kursu waluty, który pozostawia pewien margines bezpieczeństwa, czyli większy, niż jest w danej chwili. Takie rozwiązanie sprawia, że pomimo wzrostu ceny waluty rozliczeniowej impreza nie przyniesie straty, a jeśli wzrostu nie będzie, to biuro zrealizuje dodatkowy zysk. To rozwiązanie ma jednak dwa bardzo poważne minusy. Po pierwsze przyjęcie wyższego kursu rozliczeniowego waluty obcej w kalkulacji podnosi cenę naszej oferty i obniża jej konkurencyjność, a po drugie niezależnie od tego, jaki „zapas” przyjmiemy, kursy walut mogą poszybować w górę i przekroczyć nawet najbardziej zachowawcze szacunki, co już niejednokrotnie miało miejsce np. w latach początku kryzysu gospodarczego.

 Blokada waluty lub cena mieszana

Znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem może być natomiast blokada waluty na rachunku bankowym. Mechanizm ten polega na zawarciu umowy z bankiem, że ten w określonym czasie (np. 6 miesięcy) pozostawia do naszej dyspozycji możliwość wykupu określonej kwoty w walucie obcej po określonym kursie. Zapłata za walutę następuje w czasie, kiedy faktycznie jej potrzebujemy, czyli np. w terminach płatności za usługi do hotelu położonego za granicą. To rozwiązanie jak każda usługa bankowa oczywiście generuje koszty, ale te koszty możemy przewidzieć i mamy pewność kursu waluty, po jakim ją kupimy, dlatego wyłączamy w ten sposób ryzyko walutowe. Minusem jest to, że jeżeli kurs waluty spadnie, to my i tak musimy wykupić zablokowaną kwotę z banku i nie realizujemy dodatkowych oszczędności, jednak jeżeli dany organizator zakłada, że nie zarabia na kursie waluty, tylko na swojej marży i najważniejsza jest dla niego pewność obrotu, to to rozwiązanie wydaje się odpowiednie.

Drugim sposobem na wahające się kursy walut jest zastosowanie mieszanej ceny imprezy. Polega to na tym, że dokonujemy podziału ceny dla klienta na dwie części, tak aby część ceny odpowiadająca kosztom usług zagranicznych była regulowana w walucie obcej. Zastosowanie mieszanej ceny jest dozwolone w Polsce już od kilku dobrych lat odkąd nowelizacja kodeksu cywilnego wprowadziła możliwość przyjmowania zapłaty w walutach obcych na równi z walutą polską.

To rozwiązanie jest oczywiście dla klientów pewną komplikacją, ponieważ konieczna jest częściowa zapłata w gotówce (konsumenci rzadko posiadają konta walutowe) i wizyta w kantorze, jednak istnieje możliwość zaproponowania turyście czegoś w zamian. Otóż jeżeli dokona on wpłaty części ceny w walucie obcej, można spokojnie wyłączyć z umowy uprawnienie organizatora do podwyższenia ceny imprezy turystycznej (o tym w dalszej części artykułu) z tytułu ryzyka walutowego, ponieważ w takim wypadku tego ryzyka już nie ma. Ważne jest, żeby przy zastosowaniu tego wariantu tak rozplanować przyjmowanie płatności od klientów, aby w momencie wymagalności płatności zaliczek do hotelów już te środki w walucie obcej posiadać, w związku z czym korzystne wydaje się przyjęcie zaliczki od turysty w walucie obcej, a dopłaty w złotówkach.

Koszty transportu

Ryzyko wzrostu ceny usług transportowych jest związane głównie z transportem samolotowym i polega na zastosowaniu przez linie lotnicze tzw. dopłat paliwowych. W odróżnieniu od kursów walut są one jednak znacznie bardziej przewidywalne i w porozumieniu z kontrahentem (przewoźnikiem), który ma doświadczenie w tej tematyce, można z dużym prawdopodobieństwem przewidzieć, jakie będą maksymalne wzrosty ceny z tego tytułu i to ryzyko wkalkulować do ceny imprezy. W innym wypadku – wzrost kosztów transportu jest jedną z podstaw do zwiększenia ceny imprezy turystycznej, które pozwoli w pewnych warunkach uzyskać od klienta różnicę w kosztach. Takie uprawnienie biura podróży wynika z art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o usługach turystycznych.

Zmiana ceny imprezy turystycznej

 W wypadku zmiany kursów walut oraz zmiany kosztów transportu dopuszczalne jest podwyższenie ceny imprezy turystycznej. Ustawa o usługach turystycznych wskazuje procedurę postępowania w razie konieczności dokonania zmiany istotnych warunków umowy z przyczyn niezależnych od organizatora. Organizator zobowiązany jest zgodnie z art. 14 ust. 5 ustawy o usługach turystycznych niezwłocznie poinformować klienta o konieczności dokonania zmiany istotnych warunków umowy. Klient w takiej sytuacji powinien podjąć decyzję, czy przyjmuje proponowaną zmianę umowy albo od umowy odstąpić. Jeżeli turysta zdecyduje się na odstąpienie od umowy, to przysługuje mu wybór pomiędzy uczestnictwem w imprezie zastępczej o tym samym lub wyższym standardzie (chyba że zgodzi się na imprezę o niższym standardzie za zwrotem różnicy w cenie) albo żądaniem natychmiastowego zwrotu wszystkich wpłaconych pieniędzy.

Podstawowym wymogiem jest to, aby zmiana ceny imprezy turystycznej została przewidziana w umowie z klientem, a dodatkowo organizator musi udokumentować wpływ na podwyższenie ceny jednej ze wskazanych w ustawie okoliczności: wzrostu kosztów transportu, wzrostu opłat urzędowych, podatków lub opłat należnych za takie usługi, jak lotniskowe, załadunkowe lub przeładunkowe w portach morskich i lotniczych lub wzrostu kursów walut. Ustawa zabrania podwyższania ceny w okresie 20 dni przed datą wyjazdu.

Trzeba wyraźnie zaznaczyć, że generalną zasadą wynikającą z ustawy o usługach turystycznych jest niezmienność ceny imprezy turystycznej. Jej zmiana jest dopuszczalna wyjątkowo pod warunkiem zastrzeżenia takiej możliwości w umowie i spełnienia przesłanek określonych w art. 17 ustawy, jak również pod warunkiem, że do rozpoczęcia imprezy pozostało więcej niż 20 dni.

Niestety procedura zmiany ceny jest niewygodna dla organizatorów turystyki z kilku względów. Przede wszystkim takie modyfikacje wpływają negatywnie na wizerunek profesjonalnego biura podróży, a także powodują konieczność dodatkowego nakładu pracy związanego z wymianą korespondencji i załatwianiem formalności. Jednak najbardziej niekorzystnym efektem dokonania zmiany istotnych warunków umowy jest otwarcie klientom możliwości bezkosztowej rezygnacji z imprezy turystycznej. Niejednokrotnie zdarza się, że klient który i tak planował rezygnację z wyjazdu, wykorzystuje zmianę warunków umowy jako pretekst do rezygnacji, która stawia go w znacznie lepszej sytuacji ponieważ daje mu uprawnienie do pełnego zwrotu wpłaconej ceny.   

Podsumowanie

Z przedstawionych w niniejszym artykule alternatywnych rozwiązań ryzyka związanego z kalkulacją ceny wynika, że istnieje kilka narzędzi do jego minimalizacji jednak dobór odpowiedniego rozwiązania uzależniony jest od konkretnego organizatora, specyfiki oferty, docelowych klientów i wielkości sprzedaży.