Przedsiębiorcy turystyczni będą musieli od 1 lipca 2026 roku przekazywać do Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego szczegółowe dane dotyczące umów zawieranych z klientami. TFG przygotował już narzędzia umożliwiające prowadzenie wykazu umów bezpośrednio w swoim systemie lub przesyłanie danych z zewnętrznych programów.
Od 1 lipca 2026 roku zaczynają obowiązywać nowe przepisy dotyczące organizatorów turystyki i przedsiębiorców oferujących powiązane usługi turystyczne. Zgodnie z nimi firmy będą zobowiązane nie tylko do prowadzenia wykazu zawartych umów, ale także do regularnego przekazywania tych danych do Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego (TFG).
Sam obowiązek prowadzenia wykazu umów nie jest nowością. Przedsiębiorcy turystyczni realizują go od 2016 roku. Zmiana polega na tym, że od połowy przyszłego roku informacje będą trafiały do centralnego systemu TFG w formie elektronicznej.
Turystyczny Fundusz Gwarancyjny dostosował już swój portal do nowych wymogów i zapowiada, że przedsiębiorcy będą mogli korzystać z bezpłatnych narzędzi do obsługi wykazu umów. Firmy będą miały do wyboru trzy rozwiązania. Pierwszym będzie prowadzenie wykazu bezpośrednio w systemie TFG za pomocą interaktywnego formularza. W praktyce może on zastąpić dotychczas stosowane przez przedsiębiorców sposoby ewidencjonowania umów. Drugą możliwością będzie import danych z własnych narzędzi, na przykład arkuszy Excel, przy wykorzystaniu plików wsadowych w formatach JSON lub CSV. Trzecie rozwiązanie przewiduje integrację systemów przedsiębiorców z portalem TFG za pomocą interfejsu API, co ma szczególne znaczenie dla większych podmiotów korzystających z własnego oprogramowania sprzedażowego i rezerwacyjnego.
Nowe obowiązki obejmą wyłącznie umowy zawarte od 1 lipca 2026 roku. Przedsiębiorcy prowadzący wykazy poza systemem TFG będą zobowiązani do przesyłania danych do Funduszu do 14. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Oznacza to, że informacje dotyczące umów zawartych w lipcu 2026 roku powinny zostać przekazane najpóźniej do 14 sierpnia 2026 roku. Przepisy określają również termin aktualizacji danych. Wszelkie zmiany dotyczące informacji już przekazanych do systemu TFG trzeba będzie wprowadzać w ciągu 14 dni od momentu ich wystąpienia.
Choć prowadzenie wykazu umów pozostaje obowiązkiem znanym branży od lat, od lipca 2026 roku konieczne będzie gromadzenie i przekazywanie większej liczby informacji. W wykazie znajdą się między innymi dane identyfikujące umowę, informacje o podróżnych, cenie imprezy oraz przebiegu płatności.
Do TFG będą przekazywane następujące informacje:
-
numer rezerwacji lub umowy,
-
przedmiot umowy,
-
data zawarcia umowy,
-
termin imprezy turystycznej albo wykonania usługi w ramach powiązanych usług turystycznych,
-
liczba podróżnych objętych umową,
-
łączna cena usług objętych umową lub poszczególne kwoty składające się na cenę, jeżeli zostały określone w różnych walutach,
-
kraj i miejscowość realizacji umowy albo kraj i trasa jej wykonania,
-
zakres terytorialny działalności objętej wpisem do rejestru,
-
rodzaj środka transportu przewidzianego w umowie, w tym informacja o przewozach lotniczych realizowanych w formule czarterowej,
-
kody lotnisk Organizacji Międzynarodowego Lotnictwa Cywilnego (ICAO), jeżeli podróż obejmuje transport lotniczy,
-
terminy oraz wysokość faktycznie dokonanych przedpłat,
-
termin i wysokość zwrotu środków podróżnemu, jeśli taki zwrot nastąpił,
-
informacja o tym, czy przed realizacją imprezy turystycznej lub powiązanej usługi turystycznej pobierane są przedpłaty.
W porównaniu z dotychczasowym zakresem ewidencji nowe przepisy wymagają więc między innymi wskazania przedmiotu umowy oraz sposobu rozliczania wpłat klientów.
Przygotowując branżę do zmian, Turystyczny Fundusz Gwarancyjny przeprowadził w maju i czerwcu 2026 roku cztery szkolenia online poświęcone nowym obowiązkom. Według danych Funduszu uczestniczyło w nich około trzech tysięcy osób reprezentujących przedsiębiorców turystycznych. Materiały szkoleniowe, prezentacje oraz instrukcje dotyczące przygotowywania plików wsadowych i integracji za pomocą API zostały udostępnione w portalu TFG w sekcji „Baza Wiedzy” oraz w zakładce „Jak korzystać z Portalu TFG?”. Fundusz przygotował również zestaw najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi, który ma pomóc przedsiębiorcom w prawidłowym wdrożeniu nowych rozwiązań.
To nie koniec planowanych zmian. Turystyczny Fundusz Gwarancyjny zapowiada dalszy rozwój systemu, którego celem będzie ograniczenie obowiązków administracyjnych po stronie przedsiębiorców. Fundusz pracuje nad funkcjonalnością umożliwiającą automatyczne generowanie deklaracji dotyczących składek na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny oraz Turystyczny Fundusz Pomocowy na podstawie danych znajdujących się w przekazanych wykazach umów. Jeżeli rozwiązanie zostanie wdrożone zgodnie z planami, przedsiębiorcy będą mogli w przyszłości w większym stopniu korzystać z automatyzacji procesów sprawozdawczych. Ma to usprawnić rozliczenia z TFG i TFP, a jednocześnie zwiększyć efektywność systemu ochrony podróżnych korzystających z usług organizatorów turystyki i przedsiębiorców oferujących powiązane usługi turystyczne. MBG
.png)
.jpg)
