Od stycznia łatwiej wystawisz e-fakturę

Nieprzekraczalnym terminem wskazanym przez Radę Unii Europejskiej był właśnie 1 stycznia 2013 r. Ważne zmiany zachodzą w zakresie regulacji wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Nowe zasady wystawiania faktur w formie elektronicznej wynikają z rozporządzenia ministra finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528), które zastąpiło dotychczasowe rozporządzenie ministra finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661). 

Nie musisz pytać o zgodę, by wysyłać e-fakturę
Dotychczasowe przepisy uzależniały możliwość przesyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej od uzyskania uprzednio akceptacji przez odbiorcę faktury. W praktyce oznaczało to, że jeżeli podatnik zamierzał przesłać kontrahentowi fakturę w formie elektronicznej, to musiał najpierw uzyskać na to jego zgodę. Brak zgody oznaczał niemożność wysłania e-faktury. Taka regulacja skutkowała również koniecznością dokumentowania faktu otrzymania zgody np. pisemnie lub ewentualnie e-mailem. Nowe rozporządzenie ministra finansów jest bardziej liberalne. Kluczowa zmiana znosi wspomniany obowiązek wyrażania akceptacji przed wysłaniem e-faktury. W nowym stanie prawnym podatnicy mogą wysyłać e-faktury, nie pytając o zgodę nabywcy towarów i usług. 

Możesz otrzymać ustną zgodę kontrahenta na wystawienie e-faktury
Zgodnie z brzmieniem przepisu § 3 nowego rozporządzenia „przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej podlega akceptacji odbiorcy faktury”. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, za wystarczającą będzie można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną np. ustnie. Co więcej, za akceptację należy uznać również akceptację dorozumianą, a więc np. gdy konsument po otrzymaniu e-faktury ureguluje płatność z niej wynikającą. 

Odbiorca, który nie chce otrzymywać e-faktur, powinien wyrazić sprzeciw 
Jakkolwiek wymóg akceptacji e-faktury przez odbiorcę został złagodzony, to nie oznacza to jeszcze, że wybór formy dokumentu elektronicznego został pozostawiony wyłącznie wystawcy. Zgoda odbiorcy nadal będzie wymagana. Jednakże wydaje się, że większe znaczenie będzie miał wyraźny brak zgody lub po prostu sprzeciw odbiorcy. Jeśli zatem zachowanie odbiorcy nie będzie pozwalało na przyjęcie dorozumianej zgody na otrzymanie e-faktury lub wyraźnie się on temu sprzeciwi, to konieczne stanie się wystawienie faktury papierowej. W poprzednim stanie prawnym istotne było dokumentowanie uzyskania zgody nabywcy. Aktualnie ważniejsze od posiadania zgody na e-faktury będzie rejestrowanie tego, kto zgłosił sprzeciw. Warto zatem zapewnić w stosowanym oprogramowaniu możliwość ewidencjonowania sprzeciwu wobec e-faktur.
Wiele firm aktualnie wykorzystujących e-faktury ma zgody swoich kontrahentów na ich wystawianie i przesyłanie. Czy po zmianie prawa powstanie konieczność ponownego uzyskania owych zgód? Otóż nie. Prawodawca wyraźnie uregulował tę kwestię w rozporządzeniu, utrzymując ważność akceptacji uzyskanych na podstawie dotychczas obowiązujących przepisów na potrzeby stosowania § 3. 

Przechowuj dokumenty związane z usługą, za którą wystawiasz e-faktury
Bez zmian pozostały definicje autentyczności pochodzenia faktury i integralności jej treści. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Zgodnie z nowym rozporządzeniem mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik. Wymóg zachowania autentyczności pochodzenia i integralność treści faktury będzie można osiągnąć, jak dotychczas poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub poprzez elektroniczną wymianę danych (EDI).
Innym sposobem, wypracowanym aktualnie przez przedsiębiorców, jest ustalenie między kontrahentami wysyłania e-faktur z określonego adresu e-mailowego, w określonym formacie, na określony adres e-mail. Praktykowane i spełniające warunki stawiane przez przepisy jest także pozostawianie faktury na serwerze i udostępnienie jej do ściągnięcia nabywcom po wprowadzeniu indywidualnego zestawu loginu i hasła. Nowym rozwiązaniem jest możliwość wykorzystania kontroli biznesowych.
Zgodnie z § 4 ust. 3 nowego rozporządzenia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jak może wyglądać taka przykładowa kontrola biznesowa? Należy pamiętać, że w wypadku kontroli przedsiębiorca będzie musiał wykazać przed urzędnikiem skarbowym zestawienia wskazanych faktur, z dokumentami potwierdzającymi dostawę towarów lub świadczenie usług. Kontrola biznesowa powinna zatem uwzględniać etapy odbierania, akceptacji i ewidencjonowania faktur. Przykładowo konieczne będzie np. powiązanie faktury dokumentującej dostawę towaru lub świadczenie usługi z innymi dokumentami dotyczącymi tej faktury, np. przyjęciem zamówienia (numer zamówienia), zawartą umową, dokumentem magazynowym itp.
Wystarczy, aby wykorzystywany program księgowy umożliwiał wygenerowanie tabeli/zestawienia, z którego będzie wynikało, kiedy faktura została wystawiona, jaki jest jej numer, kiedy doszło do sprzedaży, jakie dokumenty są z nią powiązane oraz jaka jest wartość sprzedaży i kwota VAT. JS