Wybierz odpowiedni typ umowy

Przede wszystkim warto pamiętać, że wybierając rodzaj umowy nie mamy całkowitej dowolności. Z pewnością nie jest właściwe zawarcie umowy o działo. Nie należy bowiem zapominać, że przez tę umowę przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zatem w wyniku tej umowy musi powstać określony rezultat. Dlatego, co do zasady, angaż pilota na podstawie umowy o dzieło nie jest prawidłowy. Nie do końca poprawne jest też używanie nazwy „umowa zlecenie”, bowiem, zgodnie z definicją zawartą w kodeksie cywilnym, przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Tymczasem pilot w imieniu organizatora wykonuje szereg czynności prawnych i faktycznych. Nawet jeśli nazwiemy umowę zleceniem, to będzie to umowa o świadczenie usług, do której na podstawie art. 750 k.c. stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. Trafne będzie zatem zastosowanie nazwy „umowa pilotażu” czy „ umowa o świadczenie usług na rzecz organizatora turystyki”. Warto też zaznaczyć w umowie, że zgodnie z art. 30 ust. 2 u.u.t. pilot otrzymuje od organizatora upoważnienie do działania w jego imieniu. 

Zamiast „przepisywać” ustawę 
Warto zadbać o to, aby w umowie wymienić szczegółowo obowiązki pilota podczas wykonywania umowy. Czasami strony ograniczają się do wpisania do treści umowy przepisów ustawy o usługach turystycznych, tymczasem jest to stanowczo za mało. Takie rozwiązanie niewiele też daje. Przepisy ustawy o usługach turystycznych będą miały zastosowanie niezależnie od tego, czy zamieściliśmy je w umowie. Korzystając z przysługującej stronom umowy swobody (art. 353(1) k.c.), warto zastanowić się, co chcemy do umowy dodać, lub jakie przepisy Kodeksu cywilnego, które nie mają charakteru bezwzględnie obowiązującego, chcemy zmodyfikować.
Warto dokładnie określić, jakie obowiązki ma pilot zarówno podczas przejazdu, jak i te związane z zakwaterowaniem i pobytem turystów. Warto określić w umowie zakres decyzyjności i sytuacje, w których podjęcie decyzji wymaga kontaktu z organizatorem imprezy. Podejmowanie decyzji jest ściśle związane z pisemnym upoważnieniem, które powinien otrzymać pilot. W umowie warto na pewno rozstrzygnąć, czy w czasie trwania imprezy pilot ma obowiązek przyjmowania reklamacji od klienta. Obecnie przepisy Ustawy o usługach turystycznych nie nakładają na pilota ustawowego obowiązku przyjmowania reklamacji od uczestników imprezy turystycznej. Kwestia ta powinna zostać uregulowana w umowie z klientem. Jeśli w umowach z klientami dajemy im prawo do zgłaszania reklamacji pilotowi, to odpowiednie postanowiona powinny znaleźć się w umowie z pilotem. I nie chodzi tylko o wprowadzenie samego obowiązku, ale także określenie w jakim terminie reklamacje (oraz w jaki sposób) powinny być przez pilota przekazane organizatorowi, który na ich rozpatrzenie ma określony czas. Warto też do umowy wprowadzić zakaz ujawniania tajemnic czy informacji związanych z prowadzoną przez organizatora działalnością oraz zakaz reklamowania innych organizatorów podczas wykonywania usług.
W umowie z pilotem możemy postanowić, jakie są jego obowiązki w przypadku zaistnienia siły wyższej. Jeśli umowa pilotażu jest terminowa to pilot nie ma obowiązku towarzyszyć turystom w razie zaistnienia nieprzewidzianych zdarzeń powodujących przedłużony pobyt. Warto zatem w umowach wskazać, jakie są obowiązki pilota w takim przypadku i zagwarantować mu dodatkowe wynagrodzenie. 

Warto mieć oświadczenie 
Warto w umowie zawrzeć oświadczenie pilota, że posiada on uprawnienia oraz wiedzę niezbędną do wykonania umowy, a w momencie zawierania umowy okazał organizatorowi dokument potwierdzający ten fakt (w przypadku zmian które mogłyby nastąpić pomiędzy zawarciem umowy a wyjazdem, pilot powinien być zobowiązany do niezwłocznego poinformowania o nich organizatora). To postanowienie można rozszerzyć o wskazanie, że pilot biegle włada określonym językiem, posiada wiedzę z określonego zakresu (geograficzną, architektoniczną, historyczną) i dokładnie zapoznał się ze swoimi obowiązkami. Takie oświadczenie może ułatwić dochodzenia roszczeń, gdy okaże się, że umowa została wykonana niewłaściwie, albo np. przedstawiony dokument potwierdzający kwalifikacje był sfałszowany. 

Wynagrodzenie – całość w umowie
Szczególną uwagę warto poświęcić postanowieniom dotyczącym wynagrodzenia. Bardzo często wynagrodzenie pilota obejmuje nie tylko ustalaną stawkę, ale również diety. Równie często ostatni z wymienionych składników wynagrodzenia nie jest uwzględniany w umowach. Dokładnie też powinien być określony termin i miejsce wypłaty wynagrodzenia. Termin wypłaty wynagrodzenia może być ukształtowany bardzo różnie (czasami określoną część wynagrodzenia pilot dostaje przed rozpoczęciem imprezy np. w dniu podpisania umowy, a pozostałą cześć po dokonaniu rozliczenia wydatków). Nie należy też zapominać o wskazaniu w umowie ewentualnych zaliczek oraz terminu i sposobu ich rozliczenia. 

Wypowiedzenie
Istotne są też postanowienia dotyczące możliwości rozwiązania umowy. Zgodnie z art. 746 k.c., dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Powinien jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie za wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. W razie odpłatnego zlecenia obowiązany jest uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić szkodę. Natomiast przyjmujący zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Jednakże, gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny za szkodę. Przy czym w obu przypadkach nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów. Tylko ostatnia z wymienionych zasad nie może być modyfikowana. Dlatego warto pomyśleć o wprowadzeniu okresów wypowiedzenia umowy lub też o innych modyfikacjach w zależności od potrzeb stron. Można np. wyłączyć możliwość (w odniesieniu do jednej lub obu stron) wypowiedzenia umowy w każdym czasie, nawet bez ważnych powodów. JT


O czym warto pamiętać zawierając umowę 
• do podstawowych elementów umowy należy dokładne oznaczenie stron, wskazanie czasu trwania imprezy, miejsca pobytu, trasy wycieczki i jej programu itp.
• jeśli umowa zawierana jest ze znacznym wyprzedzeniem, warto zabezpieczyć się przed rezygnacją pilota poprzez wprowadzenie do umowy kar umownych
• karę umowną można zawrzeć również na wypadek niewłaściwego wykonania zobowiązania
• w umowie należy dokładnie uregulować kwestie finansowe, wskazać z jakich elementów będzie składało się wynagrodzenie pilota, w jakim terminie jest wypłacane, kiedy pilot ma rozliczyć zaliczkę pobraną od biura 
• umowa powinna przepisywać i regulować również sytuacje nietypowe
(np. obowiązki pilota i wynagrodzenie w przypadku wystąpienia siły wyższej) 
• do umowy można wprowadzić okresy wypowiedzenia umowy