Zatrudniając pytaj o konkrety

Marzena German

1 Zanim rozpoczniesz rekrutację, musisz przemyśleć swoją strategię zatrudniania i etapy działania.
Zanim zaangażuje się do pracy nową osobę, trzeba odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań. Po pierwsze, należy ustalić własny profil przedsiębiorstwa i zastanowić się, osoba o jakich cechach będzie odpowiednia na rozpisane stanowisko. Po drugie, warto przeanalizować, na czym dokładnie mają polegać zadania nowego pracownika i czym powinien się charakteryzować. Kolejny etap to znalezienie osoby, która posiada umiejętności niezbędne do wykonywania pracy lub będzie chętna, by je nabyć. Na koniec trzeba zastanowić się, czy aplikujący będzie pasował do naszej firmy i zgra się z istniejącym już zespołem.

2 Czytelnie określ w ogłoszeniu swoje wymagania. Pozwoli ci to wybierać wśród dopasowanych do twoich potrzeb ofert.
Kandydaci często czytają ogłoszenia bardzo dokładnie. Zwracają uwagę na nazwę firmy, opis stanowiska pracy i zakres obowiązków. By dowiedzieć się czegoś więcej o potencjalnym pracodawcy, przeszukują fora internetowe i dopytują nie tylko o warunki finansowe oferowane w danej firmie, ale także o atmosferę i sposób traktowania podwładnych. Ważne jest, by konkretnie i uczciwie zaprezentować swoją propozycję, bo to pozwoli nam uniknąć otrzymywania aplikacji nieodpowiadających naszym wymaganiom.

3 Idealne CV i list motywacyjny muszą być merytoryczne, skierowane konkretnie do ciebie oraz estetyczne.
To, jak wyglądają nadesłane do ciebie dokumenty, świadczy o kandydacie. Ważną kwestią jest ocena dokumentów pod względem ich wyglądu i sposobu przygotowania. Błędy ortograficzne, sztampowy życiorys i list przepisany z poradnika czy aplikacja zaadresowana do innego pracodawcy powinny wzbudzić twój niepokój. Mogą świadczyć o niechlujności, nieumiejętności posługiwania się własnym językiem i histerycznym poszukiwaniu pracy gdziekolwiek za jakiekolwiek pieniądze. Pamiętaj, że taka osoba może nie wymagać wysokiej pensji również dlatego, że nie posiada odpowiednich kwalifikacji lub z innych powodów (np. nieumiejętności współpracy z zespołem), może nie potrafi utrzymać nigdzie swojej posady.

4 Jeśli zapraszasz na rozmowę, zadbaj o odpowiednie warunki do jej przeprowadzenia.
Rekrutacja to stres dla kandydata, a także dla ciebie, wynikający np. z obawy przed błędnym podjęciem decyzji. Postaraj się zminimalizować te nieprzyjemne emocje poprzez zorganizowanie dobrych warunków do przeprowadzenia rozmów. Powinieneś zatem zaprosić kandydatów w czasie, kiedy nie będziesz zajęty innymi zadaniami. Nie pozwól, by interview przerywane było ciągłymi telefonami i wizytami klientów. Wybierz zatem porę dnia odpowiednią dla ciebie. Pamiętaj jednak o swoim kandydacie. Być może chcesz porozmawiać z osobą, na której szczególnie ci zależy, a która nie może stawić się w twoim biurze rano. Choć to raczej aplikujący powinien dostosować się do ciebie, to warto dać mu możliwość wybrania wygodnej dla niego pory dnia.

5 Pamiętaj, że jednym z ważniejszych elementów prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej jest obserwacja.
Przyjrzyj się, w jaki sposób kandydat odpowiada na pytania, czy otwiera się i chętnie rozmawia, czy też może spłyca temat i próbuje uciec od udzielenia odpowiedzi. Spośród aplikujących wybieraj te osoby, które znają języki obce. Praca w turystyce to kontakt z obcokrajowcami od czasu do czasu, a na co dzień z materiałami informacyjnymi przygotowanymi po angielsku, niemiecku czy francusku. Specjalista ds. turystyki musi być otwarty na innych, nie bać się rozmów z klientami, potrafić do nich dotrzeć. Na pewno taka osoba powinna umieć słuchać i wyciągać wnioski z tego, co klient próbuje przekazać. Nie zapominaj też, że twój przyszły pracownik musi być dobrze zorganizowany, punktualny i słowny.

6 Sprawdź, czy osoba, z którą rozmawiasz, faktycznie będzie chciała pracować u ciebie dłużej.
W czasie rozmowy kwalifikacyjnej warto podpytać o plany na przyszłość, ambicje zawodowe i sposoby ich realizowania. By złapać kandydata na kłamstwie, trzeba zadawać mu to samo pytanie na różne sposoby, np. zmieniając szyk zdania. Niestety, musimy liczyć się z możliwością błędnej oceny intencji kandydata. Jedną z metod oceny, jak poważnie kandydat traktuje przyszłą pracę, jest też analiza jego dokumentów. Jeśli w stosunkowo niedługim czasie kilkakrotnie zmieniał miejsce zatrudnienia, może to być już sygnał, że taka osoba nie pozostanie z nami zbyt długo. A wtedy być może szkoda czasu i pieniędzy na jej przeszkolenie i wdrożenie w obowiązki służbowe. Pamiętaj, że choć to ty jesteś właścicielem biura podróży, klienci bardzo często przychodzą po zakup wakacji nie do twojej agencji, ale do ulubionego specjalisty ds. turystyki. Wyjeżdżający potrzebują, by zajęła się nimi osoba zaufana, która dobierze dla nich idealną ofertę wakacji. Gdy już kogoś takiego znajdą, często pójdą za nim do innego biura podróży. By nie dopuścić do odpływu klientów związanego z odejściem z pracy najlepszego konsultanta, warto więc sprawdzić, czy osoba, z którą rozmawiasz, faktycznie będzie chciała pracować u ciebie dłużej. Ważne jest dlatego wyraźne określenie zakresu powierzonych pracownikowi obowiązków, za które przysługuje mu odpowiednie wynagrodzenie. Nie każdy kandydat zgodzi się pracować w weekendy, a często istnieje taka konieczność związana z lokalizacją biura w centrum handlowym. Dużym błędem wydaje się pozostawienie nierozwiązanych kwestii własnemu biegowi i dokładanie podwładnemu coraz nowszych obowiązków bez dodatkowej gratyfikacji.

7 Koszt rekrutacji zależy wyłącznie od twojego budżetu.
Najtańszym sposobem rekrutowania pracownika jest rozpuszczenie informacji o wakacie wśród osób, które mogą polecić kandydata. Niedrogim rozwiązaniem wydaje się też zamieszczenie ogłoszenia na własnej witrynie. Co prawda nie będziemy musieli ponosić kosztów związanych z wykupieniem miejsca na anons w portalu lub gazecie, ale też możemy otrzymać CV zupełnie nieodpowiadające naszym wymaganiom, ponieważ zazwyczaj nasza strona nie dysponuje narzędziami umożliwiającymi pokazania oferty tylko tym kandydatom, którzy mają profil zgodny z naszymi wymaganiami. Kolejną metodą jest zamówienie ogłoszenia w lokalnej prasie. Jego koszt waha się od kilkudziesięciu złotych za zwykłe ogłoszenie do kilkuset za modułowe zamieszczane w specjalnej sekcji gazety. Wadą tego rozwiązania jest zasięg ograniczony praktycznie tylko do regionu, w którym dany tytuł funkcjonuje. Innym sposobem poszukiwania pracownika jest zamieszczenie informacji o wakacie na wyspecjalizowanym portalu. Wybierając odpowiedni, warto przeanalizować, jaki ma zasięg, czy jest znany wśród osób poszukujących pracy, na podstawie jakich kryteriów wyszukuje i prezentuje oferty. Istnieją tzw. portale wertykalne, w których ogłoszenia wyszukiwane są po wpisaniu słów kluczowych oraz lokalizacji, dzięki czemu kandydat łatwiej znajduje interesującą go ofertę, ale też gwarantuje, że ogłoszenie zostanie odnalezione przez osoby spełniające twoje wymagania. Koszt zamieszczenia oferty w jednym z popularniejszych portali rekrutacyjnych wynosi ponad 450 zł za 14 dni emisji. Ostatnim sposobem na przeprowadzenie rekrutacji jest skorzystanie z usług wyspecjalizowanej agencji. Zanim wybierzesz odpowiednią, zwróć uwagę na ustalone stawki, sposób rozliczenia (opłata po tym, jak pracownik faktycznie rozpocznie pracę, czy zaliczka), metody, które wykorzystuje (ogłoszenia czy korzystanie z własnej bazy danych) oraz czy ma doświadczenie w poszukiwaniu osób do pracy na podobnych stanowiskach. Koszt takiej usługi jest stosunkowo wysoki i wynosi często równowartość miesięcznej pensji brutto.

Pytania, które warto zadać w czasie rozmowy kwalifikacyjnej

PRZYKŁAD 1
Pracodawca: Kiedy czuł się pan najbardziej szczęśliwy w swojej pracy?
Kandydat: Kiedy miałem możliwość wzięcia udziału w podróży do Tajlandii.
Pracodawca: Co wywoływało u pana uczucie szczęścia?
Kandydat: Bardzo podobały mi się zabytki, plaża, hotele.
KOMENTARZ:
Taka odpowiedź sugeruje, że kandydat jest świetnym turystą, ale niekoniecznie pracownikiem biura podróży.

PRZYKŁAD 2
Pracodawca: Kto jest pana idolem?
Kandydat: Fryderyk Chopin.
Pracodawca: Dlaczego, przecież to taki romantyk, który dzisiaj nie potrafiłby się utrzymać.
KOMENTARZ
Atakując wzorzec kandydata, zobaczymy, czy i w jaki sposób go broni, czy jest nim faktycznie zafascynowany, czy może wymienia pierwsze znane mu nazwisko,
by zaimponować przyszłemu pracodawcy.
Konsultacja: Agnieszka Jagiełka

---

OPINIA
Joanna Olejniczak-Chahrour,
prezes BP 7islands

Rozmowy kwalifikacyjne przeprowadzam w taki sposób, aby dowiedzieć się jak najwięcej na temat kandydata, poznać zarówno jego profil zawodowy, jak i cechy osobowościowe. Zestaw pytań przygotowuję na podstawie przesłanych dokumentów aplikacyjnych, tak by w każdym przypadku odnieść się do konkretnej osoby i jej doświadczeń. Szczególną uwagę zwracam na kulturę osobistą przyszłego pracownika, na wiedzę ogólną, nie tylko z zakresu, jaki wymagany jest przy konkretnym stanowisku. Sprawdzam też wiedzę aplikującego o świecie. Turystyka to dość specyficzna branża, dlatego ludzie chcący pracować w tym sektorze powinni posiadać umiejętność znalezienia się w każdej sytuacji, nawet ekstremalnej. Praca w usługach wymaga dużo cierpliwości, dyplomacji i taktu. Od przyszłych pracowników oczekuję zaangażowania i sumienności, cenię to wyżej niż suchą wiedzę na temat krajów czy hoteli.

---

Zapytaj eksperta
Agnieszka Jagiełka, psycholog, partner DBM Polska

Na jakie pytania powinniśmy sobie odpowiedzieć zanim zaprosimy kogoś na rozmowę o pracę?

Kluczową kwestią jest prawidłowe zdefiniowanie profilu osoby, jaką zamierzamy zatrudnić. Spróbujmy wcielić się w rolę klienta biura podróży i odpowiedzieć na pytanie, czego oczekiwalibyśmy od specjalisty ds. turystyki. Kolejnym punktem powinno być dokładne opisanie stanowiska, na jakie zatrudniamy. Podzielmy dzień pracy podwładnego na kolejne godziny. Pomoże nam to wyłonić cechy, które są niezbędne do wykonywania powierzonych zadań. I tak, jeśli kontakt z klientem stanowi 75 proc. czasu pracy, z pewnością powinniśmy poszukać osoby otwartej na ludzi, która lubi rozmawiać z drugim człowiekiem, umie go szanować i stara się go zrozumieć.

Na co zwrócić uwagę podczas samego spotkania?

Warto poszukać odpowiedzi na trzy najważniejsze pytania. Czy kandydat będzie umiał wykonywać pracę? Względnie: czy szybko się nauczy? Czy będzie chciał ją wykonywać? Czy ją polubi? I wreszcie: czy będzie pasował do naszej firmy, zespołu, do szefa, do wizerunku naszej agencji, jaki świadomie chcemy kreować?
Choćby tak oczywista rzecz jak sposób wypowiadania się, strój, mogą już nieco powiedzieć o tym, na ile dana osoba sprawdzi się w pracy w naszym biurze podróży, i czy klienci będą na nią pozytywnie reagować. Prowadząc interview, warto zapytać o relacje z klientami i przełożonymi w poprzednim miejscu pracy. Złym znakiem jest niepochlebne wyrażanie się o byłym szefie czy współpracownikach. Podczas rekrutacji dobrze jest zwrócić uwagę także nie tylko na sam temperament kandydata, ale również na to, w jaki sposób potrafi on sobie radzić ze swoimi słabościami.

W jaki sposób zweryfikować umiejętności kandydata, który chwali się niezwykłymi osiągnięciami?

Jest na to w zasadzie tylko jeden sprawdzony i czasem wcale niełatwy do zastosowania sposób: pytanie o przykłady potwierdzające konkretne umiejętności czy zdolności z poprzednich miejsc pracy. Gdy siedzi przed nami urodzony organizator, spytajmy go, co i w jaki sposób ostatnio zorganizował, jak przekonał do swojego pomysłu osoby, które nie były na początku przychylne idei, jaki był przebieg przedmiotowego wydarzenia i jego finał. Mówmy też otwarcie o naszych wątpliwościach, gdy coś w zaprezentowanym obrazie wydaje się nam niespójne. Wreszcie, jeśli poważnie myślimy o kandydacie, nie zapominajmy o tym, by poprosić o referencje. W ten sposób sprawdzimy, ile prawdy jest w tym, czym chwalił się nasz kandydat.