Jak założyć biuro online?

Biuro w sieci bez wątpienia jest tańsze w utrzymaniu, szczególnie jeśli chcielibyśmy wynająć lokal w centrum miasta. Jeśli zdecydujemy się na nowoczesne narzędzia lub częściowy outosourcing możemy też zminimalizować zatrudnienie. Być może jest taniej, ale to większe wyzwanie, mówią eksperci. Obecność w internecie to konkurowanie na nieograniczonym geograficznie rynku, warto więc przed założeniem biura online dobrze rozeznać się w temacie.

1 Wirtualne biuro musi najpierw zaistnieć jako realna firma

Internetowych agentów obowiązują dokładnie takie same zasady jak tych, którzy postanowili otworzyć firmę w tradycyjnym lokalu. Jeśli firma nie będzie świadczyć usług turystycznych, czyli organizować wyjazdów, nie są wymagane zezwolenia oraz doświadczenie i kwalifikacje w tej branży. Wystarczy wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Firma sprzedająca w interencie musi mieć siedzibę, ale nie ma wymogu by było to reprezentacyjne biuro, w którym można przyjmować klientów. W praktyce jednak niewiele firm prowadzi działalność wyłącznie online, wielu przedsiębiorców decyduje się na łączenie dwóch kanałów sprzedaży. Podobnie jak zwykły agent przedsiębiorca oferujący wycieczki w internecie powinien zacząć od podpisania umów z touroperatorami. To ich oferta będzie podstawowym kontenetem wypełniającym witrynę. Niezależnie od tego warto również zastanowić się nad poszerzeniem swoich propozycji o dodatkowe usługi takie jak bilety lotnicze, miejsca hotelowe, wynajem samochodów i ubezpieczenia. Małej agencji turystycznej trudno byłoby podpisać umowy ze wszystkimi dostawcami tych usług, dlatego łatwiej jest skorzystać z prostych, gotowych rozwiązań, które dostarczają firmy zewnętrzne. Informacja o tym, że agent będzie funkcjonował w internecie nie zawsze działa na jego korzyść. W przypadku kontaktów z dużymi touroperatorami trzeba nastawić się na sporą dozę nieufności. Żeby duże biuro „zaryzykowało” współpracę z pośrednikiem rozpoczynającym sprzedaż online, ten musi przedstawić dobrze napisany biznes plan i projekt witryny. Jeśli to nie wystarczy trzeba uzbroić się w cierpliwość i zdobywać doświadczenie. Liderzy turystycznego rynku właśnie praktykę w branży cenią najbardziej.

2 Pamiętaj, że projektując stronę tworzysz swoją „sklepową” witrynę

Strona www dla agenta internetowego jest w pewnym sensie jego siedzibą i podstawowym narzędziem pracy. Witrynę można stworzyć od podstaw lub kupić istniejącą już domenę z adresem i całym systemem. To drugie rozwiązanie na pewno jest wygodniejsze. Jak przyznają jednak ci, którzy na nie się zdecydowali, nigdy nie jest tak, że wszystko działa bez zarzutu i nie trzeba wprowadzać poprawek. Stworzenie nowej strony od początku pozwala wprowadzić wszystkie pożądane rozwiązania, trzeba jednak liczyć się z kosztami od 4 nawet do 15 tysięcy złotych. Warto dobrze przemyśleć wygląd a przede wszystkim funkcjonalność nowej strony. Musi być ona dostosowana do potrzeb zarówno początkującego jak i wytrawnego internauty. Ważne, żeby decyzję o zakupie można było podjąć w trzech lub czterech krokach. Skrócone formalności pozwolą klientowi bezstresowo przebrnąć przez procedurę zakupu.

3 Wybierz wyszukiwarkę, system rezerwacyjny i inne niezbędne narzędzia

Agent turystyczny ma do wyboru setki kombinacji różnych ofert turystycznych. To praktycznie niemożliwe żeby pracownik biura samodzielnie aktualizował na swojej stronie informacje dotyczące dostępności imprez i usuwał te już wyprzedane. O wiele łatwiejszym zadaniem jest skorzystanie z gotowego narzędzia. Praktyczne są wyszukiwarki zintegrowane z systemem rezerwacyjnym. Warto też zwrócić uwagę na praktyczne funkcje proponowanych przez dostawców narzędzi. Jedną z nich jest opcja Fuzzy Logic (logika rozmyta) z tak zwanym „niedokładnym szukaniem” ma pomóc w znalezieniu alternatywnych ofert podróży, w przypadku gdy wprowadzone przez klienta kryteria wyszukiwania nie pokazały żadnych wyników. Przykładowo gdy klient wybiera wylot z Krakowa na Teneryfę a system nie znajdzie ofert w 100 proc. odpowiadających jego oczekiwaniom zaproponuje wylot z najbliższego lotniska, czyli w tym przypadku z Katowic. Korzystnym rozwiązaniem są dostarczane przez dostawcę dodatkowe treści, na przykład opisy regionów miejscowości i hoteli o pogodzie i warunkach klimatycznych. Jeśli nie będą dodatkową opcją do systemu rezerwacyjnego niezbędne informacje ręcznie będzie musiał uzupełniać pracownik biura. Początkujący przedsiębiorca będzie musiał też przemyśleć czy umożliwić swoim klientom dodawanie opinii lub komentarzy. Taka funkcjonalność pozwala zaskarbić sobie ich zaufanie, ale może być również sporym obciążeniem dla właściciela, jeśli w portalu zaczną pojawiać się niepochlebne komentarze. Decyzję trzeba więc dobrze przemyśleć.

4 Policz, ile czasu i pieniędzy będzie kosztowało cię prowadzenie firmy

Minimalne opłaty miesięczne związane z użytkowaniem systemu rezerwacyjnego i wyszukiwarki to około 200 złotych. Z firmą dostarczyciele usług dla biznesu turystycznego podpisuje się dwie umowy. Jedną na korzystanie z systemu rezerwacyjnego i drugą
o dzierżawę baz danych. Tu opłaty są stałe i wynoszą około 120 złotych. W przypadku użytkowania systemu stawki są zależne od liczby dokonanych w systemie rezerwacji. Administrowanie debiutującej strony i obsługa klienta na początku będą zajmowały kilka godzin dziennie, można więc spróbować swoich sił w tym biznesie łącząc go z innym zajęciem. Nie należy jednak żałować ani czasu ani pieniędzy na rozreklamowanie swojego przedsięwzięcia. Na początek warto spróbować na przykład popularnego narzędzia AdWords proponowanego przez Google. Pozwala ono na reklamowanie się w wyszukiwarce stosunkowo niedużym kosztem i umożliwia jednocześnie geograficzne dookreślenie odbiorców.