Jak szybko zarezerwować nocleg online

Obecnie biuro podróży, nie mające wsparcia ze strony systemów rezerwacyjnych, nie jest w stanie działać tak szybko i skutecznie jak konkurencja. Na rynku istnieje kilka podmiotów, oferujących biurom stałą współpracę i pomoc w dokonywaniu rezerwacji miejsc w hotelach, hostelach czy domkach na wynajem. Większość z nich oferuje swoim agentom sprzedaży formy stałej współpracy, która wiąże się z konkretną prowizją za sprzedaną przez agenta ofertę. Przeważnie przystąpienie do współpracy jest bezpłatne i nie wiąże się z żadnymi opłatami wstępnymi. Większość firm wypracowało też system motywacyjny i nagrody dla swoich agentów np. za najlepsze wyniki sprzedaży. Nawet jeśli nie planujemy stałej współpracy, warto jednak zapoznać się z możliwościami, jakie oferują systemy rezerwacyjne. Bez nich ciężko jest obecnie utrzymać dobrą pozycję na rynku. 

Współpracuj z systemami rezerwacyjnymi
W zależności od typu biura podroży posiadanie jednego czy dwóch partnerów, przez których dokonywać będziemy rezerwacji noclegów w Polsce i zagranicą jest o tyle istotne, że nawet w przypadku, gdy nie jest to podstawa naszej działalności, pozwoli nam na obsłużenie klienta, który potrzebował będzie rezerwacji noclegu.
Transakcje w systemie rezerwacyjnym można podzielić na gwarantowane, czyli wymagające karty kredytowej oraz takie które tej gwarancji nie wymagają. Warto pamiętać, że często, aby dokonywać rezerwacji po najatrakcyjniejszych cenach, będziemy potrzebowali karty kredytowej. Dotyczy to głównie tzw. hotdeal, czyli super ceny na nocleg, zwykle w bardzo krótkim terminie. Coraz więcej systemów nie wymaga takiej gwarancji w przypadku, kiedy przyjazd nastąpi do godziny 18.00 planowanego dnia.
Na rynku są systemy, które oferują możliwość płatności przelewem, np. GTA. W takim przypadku musimy jednak zdawać sobie sprawę, że proponowane ceny często nie dotyczą ofert kupowanych z małym wyprzedzeniem, czyli na jutro lub pojutrze. 

Określ swojego klienta
Podstawowym zadaniem każdego biura podróży jest określenie, kto jest odbiorcą proponowanych usług. Jest to niezbędny element stworzenia atrakcyjnego produktu i skutecznego dopasowania oferty.
Precyzyjne określenie typu klienta jest możliwe tylko po udzieleniu odpowiedzi na kilka zasadniczych pytań: czego tak naprawdę odbiorca oczekuje od obiektu noclegowego. Dysponując wiedzą na ten temat można zasadniczo podzielić klientów na tych podróżujących w celach biznesowy oraz tych, którzy podróżują prywatnie.
Innym kryterium podziału jest również wysokość budżetu, który klienci są w stanie przeznaczyć na zakup danej oferty noclegowej – stąd konieczność określenia, jaki procent naszych odbiorców to grupa klientów wysokobudżetowych, a jak duża jest ta, która przeznacza na podróże dużo mniejsze kwoty. 

Przy kliencie biznesowym korzystaj ze specjalnych narzędzi
Hotele rezerwowane na podróże służbowe, czyli wszelkiego rodzaju spotkania biznesowe, kongresy, targi czy konferencje, stanowią największą część dokonywanych w Polsce rezerwacji. Na rynku jest obecnie kilka podmiotów, które dysponują dedykowanymi narzędziami do rezerwacji, takie jak HRS.com czy globalne systemy dystrybucji (tzw. GDS’y). Oferowane narzędzia pozwolą nam na skorzystanie m.in. z możliwości rezerwacji tzw. stawek negocjowanych, dostępnych w powyższych systemach rezerwacji, posiadanych przez każdą firmę, której pracownicy często podróżują. Stawki te są w większości dużo niższe niż tzw. ceny publikowane dostępne dla każdego klienta w hotelu. Za rezerwacje stawek negocjowanych hotele nie wypłacają prowizji. W przypadku tych stawek podstawą formą rozliczeń z klientem jest dodatkowa opłata za dokonaną rezerwację, tzw. transaction fee lub za zarządzanie całym budżetem, czyli tzw. managament fee. Opłatę taką pobierają od firm wszyscy agenci podróży. Rezerwacja po cenie negocjowanej przez niektóre systemy jest bezpłatna. 

Klient podróżujący prywatnie
Coraz częściej biura podróży mogą spotykać się z pytaniami o tzw. short breaks, czyli weekendowe, 2-3 dniowe wyjazdy do najatrakcyjniejszych miast europejskich, jak np. Paryż, Rzym, Praga, Londyn, ale także oczywiście do popularnych destynacji turystycznych w kraju. Na ich korzyść przemawia fakt, że są one w zasięgu podroży samochodem, który według badań HRS.com okazał się być jednym z najczęściej wybieranych środków komunikacji.
W przypadku klienta indywidualnego warto upewnić się, jaki typ obiektu go interesuje. Wiele osób szuka noclegów w hostelach (w takim przypadku warto wybrać serwis hostelworld.com) lub preferuje domy na wynajem, w tym sektorze prym wiedzie w Polsce Interhome.
W przypadku noclegów w hotelach klasy dwie i trzy gwiazdki największą popularnością cieszą się oferty hotelowe typu „zapłać za 2, zostań przez 3 noce”. Dla podróżujących prywatnie, poza ceną będącą najistotniejszym kryterium wyboru, ważne są także świadczenia wliczone w koszt pobytu np. śniadania, wiele hoteli oferuje opcje HB lub FB. 

Rezerwacje grupowe
Każde z biur podróży stoi niejednokrotnie przed wyzwaniem organizacji większego wyjazdu grupowego. Zamiast wysyłania zapytań do hoteli i poświęcenia czasu na porównywanie zebranych ofert, warto skorzystać z pomocy systemów rezerwacyjnych, co znacznie uprości całość przedsięwzięcia.
W tym celu wystarczy skontaktować się z systemem rezerwacyjnym takim jak HRS.com czy Accorshotels.com. Można tego dokonać telefonicznie lub wysyłając formularz zgłoszeniowy, w którym precyzyjnie określimy nasze oczekiwania względem obiektu hotelowego. W ciągu zaledwie jednego lub kilku dni biuro podróży otrzymuje w odpowiedzi konkretne propozycje, spełniające wyznaczone kryteria. Zaletą tego rozwiązania jest nie tylko oszczędność czasu i przyspieszenie całej procedury rezerwacyjnej, ale także możliwość uzyskania preferencyjnych cen, które taki system rezerwacyjny jest nam w stanie zaoferować na mocy swoich kontraktów z hotelami.
Warto dodać, że usługa ta jest całkowicie bezpłatna, a w przypadku nawiązania stałej współpracy w tym zakresie, z tytułu wykonanych rezerwacji grupowych, wypłacana jest biurom podróży dodatkowa prowizja. 


OPINIA
Krzysztof Krupowicz, Biuro Podrózy Fantur, afiliant HRS.com
W naszej działalności często opieramy się o gotowy produkt pochodzący od innego touroperatora, jednak gdy mamy do czynienia z sytuacją, w której musimy zarezerwować miejsca dla naszych klientów, chętnie korzystamy z systemów rezerwacyjnych. Kiedy trzeba zorganizować noclegi dla dużych grup, uciążliwe jest ręczne wyszukiwanie ofert. W systemie rezerwacyjnym jest to o tyle wygodne, że na podstawie jednego formularza dostajemy oferty kilku hoteli. Również w przypadku klientów indywidualnych dobrze jest korzystać z takiego systemu, ponieważ z biura podróży zdjęty jest obowiązek rozliczania transakcji. Nie pośredniczy ono w płatności, nie ponosi więc ryzyka związanego z ewentualnym odwołaniem rezerwacji. Spada ono wyłącznie na klienta, który sam rozlicza transakcję. W umowie z firmą, z którą współpracujemy, widnieje też zapis, że gdy rezerwacja dojdzie do skutku, naliczana jest dla nas określonej wysokości prowizja. Biurom podróży często przysługuje ona również wtedy, gdy klient rezerwacji w systemie dokonuje za pośrednictwem jego strony internetowej.