Jak minimalizować koszty połączeń

Roaming zwykłemu śmiertelnikowi kojarzy się najczęściej z dużymi kosztami. Różnica przy biurze podróży polega na tym, że zwykły śmiertelnik korzysta z roamingu raz do roku, a touroperator – bez przerwy, gdyż jest to związane z jego działalnością operacyjną. Jeżeli biuro podróży korzysta z dużej liczby połączeń zagranicznych, ten właśnie fakt powinien być dla niego punktem wyjścia przy negocjacjach cenowych z operatorami.

1 Określ swoje potrzeby, sprawdź jak duży jesteś 

Wiedza na temat częstotliwości ewentualnie wykonywanych połączeń zagranicznych w standardowym okresie funkcjonowania biura jest bardzo ważna. Znaczenie ma tutaj nie tylko wielkość biura, ale przede wszystkim jego specjalizacja. Dla firm, które w swojej ofercie mają wycieczki do odległych zakątków świata i tych, które organizują jedynie wyjazdy autokarowe po Polsce, znaczenie roamingu będzie miało zupełnie inny wymiar. Warto też zwrócić uwagę na to, czy korzystamy ze stawek regulowanych przez Unię Europejską, czy też częściej łączymy się telefonicznie z innymi kontynentami. Należy więc zdefiniować swoje potrzeby. Będzie to niezwykle ważne podczas negocjacji z operatorem, pozwoli bowiem uniknąć sytuacji, gdy proponowana przez niego oferta, choć na pozór atrakcyjna, w ogóle nie dotyczy obszaru działania firmy. Przed negocjacjami z operatorem warto postawić sobie kilka pytań, aby lepiej poznać własne potrzeby:
Czy często dzwonimy za granicę? W jaki sposób najczęściej kontaktujemy się z kontrahentami, pracownikami, czy są to maile, SMS-y czy rozmowy głosowe? Czy chcemy kontrolować, jak często nasi pracownicy korzystają z roamingu? Odpowiedzi na takie pytania będą bazą przy negocjacjach z operatorem.

2 Porównaj oferty operatorów

Rynek usług telekomunikacyjnych w Polsce jest bardzo rozbudowany, operatorzy konkurują ze sobą, co daje odbiorcom ich usług możliwość wybrania wyjątkowo atrakcyjnej oferty. Kluczem do sukcesu jest ciągłe monitorowanie ofert operatorów i rozeznanie w dostępnych na rynku nowoczesnych rozwiązaniach telekomunikacyjnych. Przykładowo, sieć T-mobile oferuje usługę Wszędzie Rozmawiaj, która jest odpowiedzią na zwiększoną częstotliwość rozmów zagranicznych wykonywanych przez określone firmy. W przypadku tej usługi użytkownik płaci za minutę rozmowy za granią tyle samo co w kraju. T-mobile oferuje również usługę Wszędzie w Sieci, która daje możliwość korzystania z Internetu w telefonie lub komputerze w ramach roamingu w krajach UE. Skoro na rynku pojawiają się tego typu oferty, ścisła konkurencja operatorów być może sprawi, że niedługo pojawią się również podobne produkty innych firm. Warto być na bieżąco z ofertą konkurencji, aby w rozmowach ze swoim partnerem biznesowym, którym jest przecież operator sieci, negocjować indywidualne rozwiązania.

3 Korzystaj z komunikatorów internetowych 

Przedsiębiorcy nie wyobrażają sobie funkcjonowania bez korzystania z Internetu. Ma on wpływ na niemal każdy aspekt działalności firmy.
Nie inaczej jest z rozmowami międzynarodowymi. Korzystając z
komunikatorów internetowych, możemy zaoszczędzić ogromne sumy na rozmowach zagranicznych. Właściwie, w porównaniu do stawek połączeń tradycyjnych operatorów, są one bezkonkurencyjne. Opierają się o technologię VoIP (Voice over Internet Protocol). Pozwala ona na przeprowadzanie rozmów za pośrednictwem Internetu. Koszt takiej rozmowy to przykładowo 20 gr za minutę na telefony komórkowe i 3 gr na telefony stacjonarne. Operatorów udostępniających możliwość dzwonienia przez Internet jest wielu. Jednym z najbardziej popularnych jest Skype. Łączenie się za pomocą Internetu jest opłacalne szczególnie dla małych firm, gdyż nie posiadają one dużej liczby kontrahentów. Aby system był opłacalny i dobrze funkcjonował, niezbędna jest integracja central telefonicznych PBX z usługą Skype. W przypadku dużej i średniej firmy, gdzie jest zwykle wielu kontrahentów zagranicznych będzie to utrudnione.
Komunikatory internetowe pozwalają nie tylko na komunikacje werbalną, ale także wizualną oraz na przesyłanie danych, nie wspominając o videokonferencjach. Jednak mają również wady. Wymagają sporych nakładów sprzętowych, a także odpowiedniego oprogramowania. Jakość połączeń nie zawsze jest wysoka.

4 Zawsze negocjuj dobre warunki 

Operatorzy, z którymi biura podpisują umowy, są otwarci na negocjacje, dlatego warto, a nawet trzeba, podejmować z nimi rozmowy na temat mniejszych kosztów za połączenia zagraniczne. Umowa z operatorem jest dwustronna, zyskać mają obie strony, dlatego usługodawcy są elastyczni i dostosowują swoją ofertę do indywidualnych potrzeb danego biura. Bardzo ważna przy negocjacjach jest znajomość oferty konkurencji, co daje ważne argumenty i pewność siebie, rzecz niezbędną w negocjacjach. Dla operatorów firmy to atrakcyjny klient, dlatego tym łatwiej pójdą z nami na ustępstwa. Przy negocjacjach trzeba zachowywać wszelkie ustalenia w formie pisemnej (nawet maile), które będą niezbędne w przypadku jakichkolwiek problemów lub niejasności. Rynek operatorów telekomunikacyjnych bardzo szybko się zmienia, nie warto więc osiadać na laurach po wynegocjowaniu dobrych warunków, ale stale negocjować kolejne, jeżeli u konkurenta pojawia się atrakcyjna dla nas oferta. W praktyce okazuje się, że jedynie małe firmy zawierają umowy, w których otrzymują ogólnodostępne stawki, im większa firma, tym większe pole do zniżek i ofert dopasowanych ściśle do profilu działalności.

5 Szukaj promocyjnych ofert

Niezwykle ważna jest również wiedza na temat dostępnych usług mobilnych. To właśnie wykorzystanie najnowszych technologii pozwala
firmom zaoszczędzić ogromne pieniądze. Jednym z takich rozwiązań jest karta roamingowa pre-paid.
Wykorzystuje ona system VoIP (Voice over Internet Protocol).
Korzystając z karty, w biurach podróży można zaoszczędzić spore sumy. Szczególnie jeżeli kartę otrzymują pracownicy biura, wyjeżdżający za granicę, np. jako rezydenci do Egiptu. Mogą oni korzystać z tego rozwiązania, płacąc niemal 90 proc. mniej, niż gdyby korzystali z telefonii komórkowej według standardowych taryf. Mało tego, pracodawca kontroluje całkowicie koszty takich rozmów, co nie jest bez znaczenia.
Operatorzy mają do zaoferowania dużo atrakcyjnych promocji, z których warto korzystać. Komunikator Skype oferuje rozmowy bez ograniczeń, a także stałe opłaty do jednego kraju, Europy lub całego świata. Ta promocja dotyczy przede wszystkim połączeń na telefony stacjonarne. Natomiast operatorzy tradycyjni mają w swojej ofercie specjalne, obniżone stawki do wybranych krajów. Im więcej wiemy o usługach oferowanych przez operatorów, tym łatwiej będzie nam negocjować. AWW

---

ZAPYTAJ EKSPERTA
Wojciech Strzałkowski Biuro Prasowe
Polska Telefonia Cyfrowa 

---

Co powinien zrobić właściciel biura podróży, który chce obniżyć koszty międzynarodowych rozmów biznesowych?
Przede wszystkim, powinien przyjrzeć się swojej sytuacji i zastanowić się, czego oczekuje. Dla klientów biznesowych większość firm prowadzi specjalne działy, w których oferują specjalnie przygotowane oferty. To co wyróżnia T-Mobile, to przeznaczone dla nich Centa Obsługi Klientów Biznesowych (COKB), w których przedsiębiorca może umówić się na spotkanie i zapoznać na miejscu z ofertą, produktami oraz usługami. W naszych COKB, znajdujących się w 9 dużych polskich miastach, przedsiębiorca zainteresowany redukcją kosztów połączeń telefonicznych może spotkać się z doradcą i razem z nim poszukać optymalnego rozwiązania. To, co wypracują zależy od specyfiki jego potrzeb. Z tego powodu trudno nam mówić o jakichś konkretnych gotowych produktach, czy rozwiązaniach. 

Czy mimo wszystko macie Państwo do zaoferowania jakieś gotowe rozwiązania?
Oczywiście. Jednym z nich jest na przykład usługa „Zawsze biznes” dająca nielimitowane rozmowy z użytkownikami sieci T-Mobile w kraju i na całym świecie. Co ważne, znajdujący się zagranicą rozmówca niekoniecznie musi mieć polski numer. Z tej usługi może skorzystać każdy przedsiębiorca, niezależnie od tego, jaką firmę prowadzi. 

Czy najnowsze rozwiązania technologiczne również znajdują zastosowanie w redukcji kosztów rozmów międzynarodowych?
Spośród naszych najnowszych produktów warta polecenia jest aplikacja sieci Heyah dostępna dla telefonów z systemem Android – Freeyah. Działa ona na tej samej zasadzie jak usługa Skype. Aplikacja Freeyah jest całkowicie bezpłatna i może ją zainstalować użytkownik dowolnej sieci na świecie. W przypadku klientów sieci Heyah, którzy zakupią odpowiedni pakiet danych, rozmowy prowadzone przez Freeyah są nielimitowane i bezpłatne - nie konsumują danych z zakupionego pakietu internetowego, który można wykorzystać na inne cele. 

---

OPINIA
Dariusz Wronikowski, Kierownik Działu Informatyki, Neckermann 

---

Gdy w połowie 2011 roku zbieraliśmy oferty od operatorów telekomunikacyjnych na usługi głosowe dla naszej firmy, otrzymaliśmy ogromną ilość informacji na temat funkcjonalności rozwiązań różnych operatorów. Obecnie nasza firma zakończyła negocjacje z operatorami telekomunikacyjnymi i z całą pewnością możemy zagwarantować, że są one opłacalne. Negocjacje z operatorem mogą dotyczyć opłat bezpośrednich, takich jak cena abonamentu oraz cena za rozmowy, ale również w ofertę mogą być wliczone dodatkowe usługi oraz wymiana aparatów telefonicznych na nowoczesne, umożliwiające telekonferencje oraz wideokonferencje pomiędzy współpracownikami. Nasza firma w negocjacjach wykorzystała jeszcze jedną możliwość, tzn. dostęp do oferty promocyjnej dla biur i agencji franchisingowych.