RAPORT Organizacja spotkań

Najważniejszą ideą, jaka przyświeca tworzeniu wyjazdów incentive i integracyjnych, jest zwiększenie sprzedaży w firmie oraz utrwalenie lub poprawa relacji z pracownikami i kontrahentami. Sama wycieczka jest co prawda fundamentem i najbardziej rozpoznawalnym fragmentem takich działań, ale wbrew obiegowym opiniom to nie ona jest najważniejsza. Wokół niej powinien zostać zbudowany profesjonalny i dokładnie zaplanowany program motywacyjny. Tylko wtedy incentive przyniesie pożądane skutki dla pracowników, a nie stanie się jedynie zwykłym, jednorazowym wyjazdem.  

Istotna jest dłuższa strategia
W programach incentive ważne jest planowanie strategiczne. Aby program wpłynął na lojalność uczestników, powinien być zaplanowany
z nawet kilkuletnim wyprzedzeniem. Błędne jest organizowanie pojedynczych wyjazdów w oderwaniu od siebie. Skuteczniejsza metoda to powiązanie ich w jedną, chronologicznie ułożoną całość. Dzięki temu działania włożone w stworzenie kanałów komunikacji do pierwszego incentive automatycznie przełożą się na kolejne, tworząc jeden cykl. Ponadto po powrocie z wyprawy w ciągu mniej więcej dwóch miesięcy, kiedy uczestnicy żyją jeszcze wyjazdem, warto ogłosić kolejną imprezę (pod warunkiem że planujemy ją zorganizować). Daje to gwarancję lepszego odzewu, zarówno wśród osób, które właśnie wróciły z wyjazdu, jak i tych, którym nie udało się jeszcze takiej nagrody zdobyć. Odsetek zainteresowanych może sięgać nawet 90 proc. – Dobrze przygotowany i zrealizowany program zapewnia interaktywność między uczestnikami, nie pozostawia ich biernymi i samymi sobie. Jest mierzalny – zatem będziemy doskonale znali jego efekty. Będziemy wiedzieli ile i jak? Mówimy tu o pełnej informacji zwrotnej dla inwestora – tłumaczy Arkadiusz Nowak, prezes Nowak Adventure. 

Permanentna komunikacja
Przy tworzeniu dobrego programu motywacyjnego, którego ukoronowaniem będzie atrakcyjny wyjazd incentive, kluczową rolę odgrywają dobra komunikacja i jasne reguły postępowania. Po pierwsze, program musi zostać przygotowany w taki sposób, aby dawał wszystkim uczestnikom równe szanse na zdobycie nagrody. W przeciwnym przypadku może nie wzbudzić oczekiwanego zainteresowania, co spowodowane będzie brakiem poczucia szansy na zwycięstwo. – Programy motywacyjne skutecznie budują lojalność, o ile zarząd i osoby kierujące przedsiębiorstwem od początku są świadome tego, że wprowadzają politykę długofalową ze strategią motywacyjną opartą na wyjazdach i związanych z tym działaniach marketingowych, które muszą w potencjalnych uczestnikach konkursu wytworzyć adrenalinę wypychającą ich na nowe poziomy motywacji – tłumaczy Krzysztof Pobożniak, prezes Haxel Events & Incentive. Aby podtrzymać to zainteresowanie, należy stale przypominać o mającym się odbyć wyjeździe. Tego typu funkcje motywacyjne mogą pełnić newslettery lub gazetki prezentujące ciekawostki i fotografie z miejsca, do którego ma odbyć się podróż. Także po samym incentive warto zorganizować spotkanie podsumowujące, rozdać ciekawe gadżety lub zdjęcia ze wspólnej podróży. 

O czym jeszcze trzeba pamiętać 
W programie istotne jest także zastrzeżenie, kto może pojechać na wyjazd nagrodowy. Chodzi o to, aby nie były to przypadkowe osoby, wydelegowane co prawda przez nagrodzonego dystrybutora, ale niemające wiele wspólnego z firmą organizującą wyjazd i jej planami sprzedażowymi. Podobnie przedstawia się kwestia związana z możliwością zabrania osób towarzyszących. W przypadku incentive, wbrew obiegowym opiniom, zabieg ten się nie sprawdza, ponieważ uczestnicy traktują wtedy podróż jak prywatne wakacje i nie zwracają uwagi na cele, jakie poprzez zorganizowanie takiej wyprawy chce osiągnąć zleceniodawca. 

Wciąż zbyt niska świadomość
Niestety, jak pokazuje doświadczenie, bardzo wielu klientów nie uświadamia sobie jeszcze, jak duże korzyści mogą wiązać się z dobrze przygotowanym i przeprowadzonym programem motywacyjnym, zakończonym wyjazdem incentive. – W Polsce niewiele firm planuje długoletnie strategie wyjazdów incentive. Pojęciem występującym na naszym rynku w praktyce jest raczej budowanie programów incentive wokół tradycyjnego wyjazdu turystycznego. Uważam, że przyczyną takiego stanu rzeczy jest ciągle niska świadomość zleceniodawców, co do wartości planowania strategii tego typu działań – mówi Leszek Skibiński, prezes zarządu Grupy TSO. Program motywacyjny to doskonałe narzędzie sprzedaży przynoszące lepsze efekty niż tradycyjne działania reklamowe. Sama podróż natomiast może być okazją do przybliżenia firmy, jej produktów i planów.
Oczywiście pod warunkiem, że chce się wykorzystać taką szansę. MK