RAPORT Organizacja spotkań.

Oferta wielu krajowych biur podróży sprzedawana jest przede wszystkim przez agentów i to właśnie z myślą o nich najczęściej organizowane są spotkania i eventy. – Dla biura podróży dobry agent to skarb – mówi Wiesława Przybylska, dyrektor marketingu Sun & Fun. – Od niego przecież w dużej mierze zależy sukces finansowy czy renoma danego organizatora turystyki. Z jednej strony należy więc zadbać o to, by agenci byli dokładnie informowani o aktualnej ofercie biur, z którymi współpracują, z drugiej zaś, by odpowiednio zmotywować ich do pracy i zintegrować. Na co dzień pracują sami. Spotkania motywacyjne ułatwiają wzajemne poznanie i stanowią platformę wymiany pomysłów czy wspólnego rozwiązania problemów – dodaje Przybylska, która w ciągu roku organizuje kilkadziesiąt spotkań różnego typu, przygotowywanych specjalnie dla agentów. 

Sala dobrze wyposażona
Aby zapoznać agentów z ofertą biura czy nowymi kierunkami w portfolio organizatorzy turystyki kilka razy do roku organizują tzw. roadshow i warsztaty. Standardem jest wynajem hoteli czy centrów konferencyjnych na potrzeby spotkań trwających od kilku godzin do kilku dni. Biura podróży poszukują obiektów, które mają możliwość przyjęcia dużej liczby osób (od kilkunastu do kilkudziesięciu) i są wyposażone w pomieszczenia oraz sprzęt umożliwiający przeprowadzenie szkolenia. Gestorzy bazy konferencyjnej wychodzą naprzeciw oczekiwaniom branży. – Dysponujemy prawie 3 tys. mkw. powierzchni przeznaczonej dla konferencji, to stwarza możliwość zorganizowania otwartej przestrzeni mieszczącej nawet 1200 osób. – mówi Wojciech Węgrowicz, wiceprezes zarządu Demuth Alfa, będącej właścicielem obiektu Arena Ostróda. Komfort obrad zapewnia doskonała akustyka, dowolny układ krzeseł, a także system przesuwnych drzwi, które umożliwiają wiele wariantów aranżacji sal lub połączenie ich w przestrzeń kongresową. – dodaje Węgrowicz. Istotnym elementem tego typu przedsięwzięć jest również catering. W wypadku krótkich spotkań wystarcza posiłek typu lunch czy ciepłe napoje, ale przy dłuższych, kilkudniowych pobytach niezbędne jest zagwarantowanie uczestnikom całodziennego wyżywienia. 

Blisko centrum lub bliżej natury 
Zakwaterowanie czy odpowiednia infrastruktura to najważniejsze, ale niejedyne wymogi, jakie biura podróży mają wobec obiektów, w których odbywają się spotkania. Ważną rolę odgrywa też miejsce, jego dostępność komunikacyjna i atrakcyjność turystyczna. Jak twierdzi Anna Jędrocha, prezes Krakowskiej Izby Turystyki, stojąca na czele firmy Symposium Cracoviense, zajmującej się organizacją oraz obsługą wykładów i konferencji, dzisiejsze czasy nie sprzyjają spotkaniom branży turystycznej. Wiele biur, ze względów oszczędnościowych, ale i z powodu ograniczonej dostępności czasowej agentów, wykorzystuje targi branżowe jako okazję do zaprezentowania agentom zmian w swoich katalogach. Trwające zwykle kilka godzin spotkania aranżowane są w salach konferencyjnych, które stanowią dziś nieodzowny element wyposażenia kompleksów targowych. Ci, którzy decydują się na organizację spotkania poza terminami targów, przygotują road-show w pięciu–sześciu największych miastach Polski, również po to, by zminimalizować czas angażowania agentów w przejazd na miejsce i uczestnictwo w szkoleniach. Coraz częściej praktykowane są więc spotkania w hotelach położonych w centrach miast, w których można przedstawić ofertę w ciągu dwóch do czterech godzin – wyjaśnia Jędrocha.
Biura, które organizują wyjazdy dwudniowe, mają nieco inne oczekiwania względem miejsca organizacji szkolenia. Pożądane są mniejsze ośrodki, położone w pewnej odległości od wielkich miast, niekoniecznie z rozbudowaną infrastrukturą komunikacyjną (część biur zapewnia swoim gościom autokary dowożące ich na miejsce), ale za to z dostępem do różnych atrakcji. W obiekcie, w którym odbywa się spotkanie biura podróży z agentami mile widziane jest spa czy basen, ale organizatorzy turystyki często sięgają też po bardziej wyszukane rozrywki, które mają nie tylko zapełnić uczestnikom spotkań wolny czas, ale i ich integrować. 

Atrakcje na własną rękę 
Biura podróży muszą często same zadbać o dobór odpowiednich atrakcji dla uczestników swoich spotkań, ponieważ obiekty hotelowo-konferencyjne raczej nie organizują gościom czasu wolnego. Są jednak wyjątki. W podkarpackich obiektach hotelowo-kongresowych oferta zagospodarowania czasu wolnego jest często integralną częścią pakietu oferowanego gościom biznesowym. Cezary Molski, prezes Podkarpackiej Regionalnej Organizacji Turystycznej, uważa, że w ten sposób turyści biznesowi mają szansę nie tylko poznać region, ale i ściągnąć kolejnych turystów: – Gościom stacjonującym w naszych obiektach organizujemy wycieczki survivalowe, offroadowe, przejażdżki konne, pokazujemy regionalną kuchnię – w ten sposób nie tylko dajemy możliwość zrelaksowania się po biznesowych spotkaniach, ale i pokazujemy piękno regionu. Liczymy, że jeśli turyści biznesowi zobaczą różne strony Podkarpacia w czasie spotkań służbowych, zechcą przyjechać tu znowu jako turyści indywidualni – wyjaśnia prezes Molski. Podkarpacie, które od zaledwie trzech lat rozwija w regionie turystykę biznesową, może poszczycić się kilkoma różnej klasy obiektami hotelowo-konferencyjnymi. Najnowszy z nich, hotel Arłamów, zostanie otwarty jesienią. 

Jaki budżet, takie podsumowanie
Inny charakter i inną oprawę mają imprezy promocyjne podsumowujące sezon, które biura organizują na początku roku.
W zależności od budżetu, jakim dysponuje biuro na przygotowanie tego rodzaju uroczystości, impreza może mieć skromniejszą lub bogatszą oprawę. W wersji skromniejszej touroperator ogranicza się do zorganizowania imprezy w hotelu czy sali klubowej, w czasie której część nieoficjalną poprzedza uroczyste wręczenie najlepszym współpracownikom okolicznościowych dyplomów, imprezie towarzyszy odpowiednia oprawa muzyczna, świetlna i poczęstunek.
Na przeciwległym biegunie są biura dysponujące budżetami pozwalającymi na organizowanie wystawnych, trwających kilka dni imprez, połączonych z uroczystymi kolacjami, wręczaniem drogich prezentów najlepszym agentom, przemówieniami i koncertami rodzimych lub zagranicznych gwiazd.
Branża turystyczna nie ma wobec obiektów konferencyjnych wygórowanych wymagań. Nietrudno jednak zauważyć, że rozmach, z jakim są organizowane spotkania przedstawicieli tej branży, zakres oferowanych usług czy działań oraz atrakcji towarzyszących zależy od zasobności biura podróży. MM