Jak urządzić biuro agencyjne?

Klasycznie, czy nowocześnie? Kolorowo czy w odcieniach szarości? Pomysłów na urządzenie biura podróży może być wiele, jednak nie wszystkie sprzyjają budowaniu właściwego wizerunku firmy. Dlatego sposób jego urządzenia nie powinien się sprowadzać tylko do naszego subiektywnego poczucia smaku. 

Dlaczego aranżacja biura jest taka ważna? Ponad 70 proc. decyzji o zakupie produktu jest podejmowanych w miejscu jego sprzedaży. Kiedy klient znajduje się w „trybie kupowania” (shopping mode), wszystkie otaczające go czynniki wpływają na podejmowane decyzje, łącznie z tą o ewentualnej zmianie lokalu. Urządzenie biura nie jest wyłącznie kwestią gustu. Jest elementem visual merchandisingu, czyli zespołu działań i technik, mających oddziaływać na klienta za pomocą wrażeń wizualnych. Visual merchandising wiąże się z aranżacją i wystrojem wnętrza sklepu, dekoracją oraz systemami informacji o towarze i cenie. Znaczenie odgrywa tu sposób kompozycji wystaw, rozplanowania przestrzeni, dobór barw oraz oświetlenia. 

1 W pełni wykorzystuj przestrzeń 

Niezależnie od metrażu, którym dysponujemy, rozplanowanie pomieszczenia powinno być klarowne i ergonomiczne. Mebli nie powinno być za dużo, aby nie zastawiały cennego miejsca. Pamiętajmy, aby w miejscu, gdzie otwierają się drzwi zostawić pustą przestrzeń – coś w rodzaju przedpokoju. Droga od drzwi do biurka konsultanta nie powinna być niczym ograniczona. Najlepiej, gdyby przebiegała w linii prostej, bez konieczności wymijania mebli itp. Biurka ustaw w taki sposób, żeby mieć widok na osoby wchodzące do środka, jednak unikaj umieszczania ich wzdłuż lub dokładnie na wprost drzwi. Nie należy ustawiać ich także na tle okna, wówczas klient może być rozproszony tym, co się dzieje na zewnątrz i nie będzie w stu procentach skoncentrowany na wyborze wycieczki. Ponadto, ściana za plecami pracownika wzmacnia jego poczucie asekuracji i bezpieczeństwa, a co za tym idzie pewności siebie. Postaraj się tak ustawić biurko i siedzenie dla klienta, aby wytworzyć zamkniętą strefę miedzy nimi, tak by klient miał ograniczone pole widzenia na to, co robią inni. Z tego samego względu nie powinno się udostępniać klientom krzeseł obrotowych – sprzyjają dekoncentracji. Nie zastawiaj wszystkich ścian półkami i szafkami – wnętrze potrzebuje oddechu. Jeżeli dysponujesz dużym metrażem, warto rozważyć zaaranżowanie dodatkowej przestrzeni na kącik wypoczynkowy, w którym klienci będą mogli poczekać na swoją kolej. Wystarczy wygodna kapana lub dwa fotele i stolik kawowy. Warto też pomyśleć o kąciku z zabawkami dla dzieci, szczególnie jeśli koncentrujemy się na ofercie rodzinnej. 

2 Wybierz właściwy kolor i oświetlenie 

Kolor jest pierwszym elementem, który się widzi po wejściu do wnętrza. Barwy bardzo silnie oddziałują na zmysły i wpływają na naszą percepcję. Przebywanie w pomieszczeniu o źle dobranej kolorystyce może być męczące, a nawet opresyjne. Barwami polecanymi do biur podróży są żółty i niebieski, ponieważ kojarzą się z plażą, słońcem i wypoczynkiem. Sprawdzą się też beże i delikatne brązy. Natomiast unikać należy szarości, czerni, fioletów oraz różów, które odbierane są jako infantylne i „niepoważne”. Z kolei pomieszczenie pomalowane całe na biało może wydać się zimne i „szpitalne”, dlatego biel należy zestawić z innymi barwami. Jeżeli decydujemy się na czerwień i pomarańcz, należy dozować je z rozwagą, ponieważ mają dużą siłę oddziaływania. Można pomalować nimi jedną ścianę, ale nie tą najdłuższą, ani znajdującą się bezpośrednio za plecami pracownika. Należy pamiętać, że przesada w ekspozycji koloru bywa zgubna. Zbyt duża ilość barw skupionych w jednym miejscu może spowodować zamieszanie i chaos. Ponadto zbyt intensywne barwy mogą źle wpływać na pracowników, którzy spędzają po kilka godzin dziennie w przestrzeni biura. Paletę barw najlepiej zawęzić do 2–3 odcieni.
W postrzeganiu kolorów największy udział ma światło. Nie we wszystkich przestrzeniach handlowych światło naturalne jest pożądane, np. w sklepach meblowych lub odzieżowych istnieje ryzyko, że towar wyblaknie, wystawiony na promienie słońca. Na szczęście w przypadku biur podróży nie ma takiego zagrożenia. Wręcz przeciwnie, im więcej naturalnego światła, tym lepiej. Dlatego lepiej nie zaciemniać okien, szczególnie poprzez zaklejanie witryn. Warto jednak zaopatrzyć je w rolety, żaluzje lub story, by móc kontrolować dystrybucję światła. Oświetlenie sztuczne nie powinno być zbyt jaskrawe. 

3 Dopasuj meble do charakteru firmy 

Wybierając meble do biura możemy się zdecydować na modułowe, które są uniwersalne i prawdopodobnie wszędzie się sprawdzą. Ale jeśli budujemy określony wizerunek firmy, to wyposażenie biura powinno pozostawać z nim w zgodzie. Jeśli pozycjonujemy firmę jako niezwykle nowoczesną i proponującą innowacyjne rozwiązania, to urządzanie wnętrza w bardzo tradycyjnym stylu nie do końca będzie pasowało do wizerunku firmy i klient odwiedzający firmę może uznać ją za niewiarygodną. Meble powinny być jednak ponad wszystko funkcjonalne, wygodne w użyciu i oszczędzające miejsce. Warto wybrać biurka wyposażone w akcesoria elektryczne, kanały do prowadzenia kabli, mediaporty. Elementy te są dyskretnie umieszczone i same w sobie nie stanowią elementu wystroju gabinetu. Dobrze jest także wybrać biuro o zabudowanym froncie, tak aby klient nie widział kabli pod nim i osobistych rzeczy pracownika. Pozytywne asocjacje wywołują meble drewniane, a drewno połączone z aluminium lub szkłem sprawiają wrażenie nowoczesnych.
Warto zadbać o wygodny fotel biurowy, najlepiej z profilowanym, ergonomicznym oparciem, podłokietnikami oraz regulacją wysokości. Dla klientów wybierz inne siedziska niż dla pracowników, najlepiej takie, które nie mają charakteru biurowego. Muszą one być przede wszystkim wygodne, stabilne i lekkie, aby łatwo się je przestawiało. Jest to element wyposażenia, w który warto zainwestować nieco więcej. Szczególnie jeżeli biuro jest zlokalizowane w dużym mieście, przy głównej ulicy lub w centrum handlowym. Bywalcy tych miejsc zwracają uwagę na marki i z pewnością rozpoznają oraz docenią fotel Philippe’a Starcka bądź Ray i Charlesa Eamsów. 

4 Zadbaj o właściwe dodatki 

Najnowsze tendencje w projektowaniu wnętrz handlowych wskazują, że powinny być one zbliżone klimatem do atmosfery panującej w domu – miłe, przytulne, z wykorzystaniem elementów mieszkalnych w postaci sofy, fotela, starej szafy, lampki nocnej, etc. W przypadku biur podróży sprawa nieco się komplikuje, ponieważ sprzedaje się w nich to, co dalekie i egzotyczne, i klienci oczekują namiastki tego wszystkiego. Nie oznacza to jednak, że trzeba wykleić ścianę fototapetą przedstawiającą palmy i plażę. Nawiązanie do podróży można wykreować za pomocą odpowiednich dodatków, z tym zastrzeżeniem, że nie wolno nimi zagracić biura. Nie powinny to być kiczowate pamiątki i gadżety wciskane turystom pod wieżą Eiffle’a. Lepiej żeby, to była np. marokańska lampa, waza z chińskimi wzorami, etniczne maski – rzeczy, do których można dopowiedzieć historię, ale jednocześnie nie są nachalne. Nie trzeba przy tym inwestować ogromnych kwot – liczy się pomysłowość. Można na przykład zaaranżować półkę, na której znajdują się buteleczki wypełnione ziemią z różnych stron świata: różowym piaskiem z greckiej wyspy Elafonisi, czarnym piaskiem wulkanicznym z Teneryfy, czerwoną ziemią z Australii itd. Takie elementy zwracają uwagę klientów, kiedy zaczynają wypytywać o poszczególne rzeczy, można roztoczyć przed nimi historie związane z danym miejscem, zainspirować ich do podróży, a także wykazać się doskonałą znajomością oferowanego produktu. Na ścianach można zawiesić oprawione zdjęcia z różnych krajów lub mapy. Ciekawym pomysłem są też stare plakaty reklamujące podróże, np. polski przewoźnik LOT posiadał w latach 50. i 60. znakomitą grafikę reklamową. Plakaty te wciąż można nabyć po niewygórowanych cenach. Namiastką morza może być akwarium. Według zasad feng shui, woda pomaga wzmocnić energię odpowiedzialną za sukces biznesu. Może to być choćby jedna rybka w szklanej kuli, ale generalnie w feng shui zaleca się posiadanie w zbiorniku ośmiu złotych i jednej czarnej ryby. 

5 Nie zapomnij o witrynie 

Ogromną rolę w pozyskiwaniu klienta, zwracaniu jego uwagi oraz komunikowaniu o tym, co stanowi aktualną propozycję firmy odgrywa witryna. Jako wizytówka marki, staje się bardzo ważnym narzędziem wykorzystywanym do „zmuszenia” klienta do zapoznania się z proponowaną ofertą. Brak decyzji o tym, co chcemy pokazać, a w konsekwencji próba pokazania wszystkiego w tym samym czasie, powodują, że witryna staje się nieatrakcyjna, nieczytelna, wręcz odpychająca. Najczęściej w witrynach biur znajdują się wywieszone aktualne oferty. Nie zawsze taki pomysł się sprawdza. Współczesne okno wystawowe to nie tylko narzędzie do prezentacji produktu. Dzisiaj witryna sprzedaje pewne idee, bawi się symboliką, wyzwala emocje, zmusza do zatrzymania się, do interpretacji. Niezależnie od swojej struktury powinna zaskakiwać nowymi rozwiązaniami artystycznymi. Współczesna witryna jest często odzwierciedleniem naszej codzienności, zatrzymaniem w czasie ważnego wydarzenia, spotkania lub po prostu zamkniętą jak w fotograficznym kadrze, z pozoru zwykłą, banalną sytuacją. Nie można zapominać o tak elementarnych zasadach prezentacji, jak minimalizm, przejrzystość oraz przemyślany dobór kolorystyki.
Największym błędem jaki popełniają właściciele biur to zbudowanie przestrzeni, która kojarzy się z bankiem bądź urzędem. W zamyśle zapewne chodzi o stworzenie poczucia profesjonalizmu, jednak urzędy nie przywodzą na myśl pozytywnych skojarzeń. Przy niewielkich nakładach można urządzić biuro, do którego chętnie będą wracali zarówno klienci jak i pracownicy. 

---

Zapytaj eksperta
dr Marek Borowiński, specjalista i szkoleniowiec z Visual Merchandisingu www.marekborowinski.com

Biura podróży w witrynach zazwyczaj wywieszają oferty konkretnych wycieczek z podaniem cen oferty. Czy to jest dobry sposób na witrynę?
Przed rozpoczęciem przygotowywania projektu wystawy warto się zastanowić nad lokalizacją sklepu i ją dokładnie przeanalizować. Ma to bowiem olbrzymi wpływ na charakter wystawy, co jest związane z psychofizjologią widzenia. Jeśli biuro podróży i jego witryna znajduje się przy ruchliwej ulicy, gdzie zdecydowana większość ruchu jest generowana przez samochody, to należy umieścić w niej duże i wyraziste elementy oraz napisy, najlepiej podświetlane tak, aby z poziomu kierowcy samochodu były widoczne. W takiej lokalizacji wystawy małe kartki z ceną wycieczki będą mniej widoczne. Z drugiej strony, jeśli mamy wystawę znajdującą się w ciągu, gdzie dobywa się ruch pieszy, to warto zobaczyć, z której strony przechodzi więcej osób. Jeśli stwierdzimy, że więcej osób przechodzi z jej prawej strony, to wtedy trzeba wyeksponować lewą część wystawy, która będzie bardziej i dłużej widoczna dla osób idących właśnie z prawej strony i na odwrót. Dodatkowym sprawdzonym pomysłem jest ustawienie dużego ekranu, na którym pokazują się różne oferty dotyczące wycieczek, czy to w postaci filmu lub zmieniających się zdjęć z katalogu z wyodrębnieniem korzyści dla klienta oraz ceną imprezy.

Jaka kolorystyka w biurach podróży?
Biuro powinno być urządzone w ciepłych kolorach i przyjaznych barwach ponieważ jak pokazują badania nie lubimy zimnych i chłodnych barw. Nasze preferencje kolorystyczne uzależnione są też w dużym stopniu do klimatu, w którym żyjemy, czyli dość chłodnego. Z tego powodu chętniej pozostajemy w biurze, gdzie zastosowano cieplejszą kolorystykę.

Czy wystrój biura powinien być dostosowany do sprzedawanej oferty?
Jeśli sprzedajemy droższe imprezy, lepsze jakościowe, to również miejsce sprzedaży powinno być dostosowane do grupy docelowej. Czyli w tym wypadku bardziej eleganckie biuro, lepszej jakości meble itp. Natomiast, jeśli sprzedajemy imprezy bardziej popularne, niedrogie lub bardzo tanie, to nasze biuro nie może być „drogo” urządzone, ponieważ ten styl będzie odstraszał potencjalnego klienta.
W takim miejscu może czuć się nieswojo, gdyż będzie uważał, że znajduje się w miejscu nie dla niego i zamiast skupić się na ofercie będzie odczuwał dyskomfort. Dlatego atmosferę biura podróży należy traktować jako narzędzie do zwiększenia sprzedaży. Widziałem sporo ładnych miejsc, ale z bardzo słabą sprzedażą.

Jakie jeszcze dodatkowe elementy powinny się pojawić w biurze?
Z pewnością do takich elementów warto zaliczyć kącik dla dzieci. Rodzice, których dziecko bezpiecznie się bawi mogą spokojnie zapoznać się z ofertą i podjąć właściwą decyzje. Jest to bardzo ważne ponieważ znaczący procent osób korzystających z usług biur podróży to rodziny. W biurze powinna pojawić się muzyka, która również wpływa korzystnie na sprzedaż.