Prowadząc mailing, wpisz bazę do rejestru

Masowe rozsyłanie wiadomości e-mail zawierających oferty promocyjne to jedno ze standardowych narzędzi marketingowych stosowanych od dawna przez biura podróży czy obiekty noclegowe. Choć od pewnego czasu tradycyjny mailing został w znacznej mierze wyparty przez nowocześniejsze narzędzia oparte na mediach społecznościowych to jednak w dalszym ciągu wielu przedsiębiorców spamuje konta pocztowe swoich potencjalnych klientów. Niejednokrotnie takie działania wywołują rozdrażnienie wśród klientów, którzy nie życzą sobie otrzymywać oferty. W tym kontekście warto zastanowić się, czy lista mailingowa jest prowadzona zgodnie z przepisami prawa.
W odniesieniu do przedstawionego problemu należy przede wszystkim odpowiedzieć na pytanie, czy dane zbierane w ten sposób stanowią dane osobowe w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy „za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej”. W tym kontekście lista zawierająca imiona, nazwiska, firmę i adres e-mail uważana jest za zbiór danych osobowych. Lista zawierająca same adresy e-mail zgodnie z interpretacją Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych również stanowi zbiór danych osobowych
Zgodnie z art. 7 pkt 2 ustawy, przetwarzanie danych osobowych to „jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych”. Tak szerokie określenie definicji przetwarzania danych osobowych powoduje, że obejmuje ona swoim zakresem niemal wszystkie czynności – nie tylko rozsyłanie mailingu, ale nawet przechowywanie listy danych osobowych będzie uznawane za ich przetwarzanie.
Ustawa o ochronie danych osobowych określa w art. 23 wypadki, w których przetwarzanie danych osobowych jest dozwolone. Generalną przesłanką dla przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby, której dane dotyczą. Inną sytuacją, kiedy przetwarzanie jest dozwolone, jest taka, w której przetwarzanie jest „niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą”. Dla wyjaśnienia tego uregulowania w ustawie znajduje się zapis, mówiący, że „za prawnie usprawiedliwiony cel uważa się między innymi marketing bezpośredni własnych produktów lub usług administratora danych”. W razie spełnienia powyższych przesłanek przetwarzanie danych osobowych jest dozwolone nawet bez zgody osoby, ale w wypadku jej sprzeciwu należy zaprzestać przetwarzania jej danych. Przetwarzanie danych osobowych musi się odbywać również zgodnie z innymi przepisami ustawy, tzn. że przedsiębiorca musi zgłosić zbiór danych osobowych do GIODO.
W kontekście rozsyłania mailingu należy zwrócić również uwagę na zapisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną: „zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej”. Zgodnie z ustawą informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji. Przesyłanie niezamówionej informacji handlowej stanowi czyn nieuczciwej konkurencji.
Aby prowadzić mailing i rozsyłać oferty handlowe zgodnie z przepisami prawa, należy spełnić wymogi ustawy o ochronie danych osobowych opisane powyżej, ale także uzyskać zgodę właściciela adresu e-mail na przesyłanie mu ofert – w innym wypadku możemy naruszyć przepisy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. KW



WA˚NE
Przesyłanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej niezamówionych informacji handlowych jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny do 5000 zł. Ściganie wykroczenia następuje na wniosek pokrzywdzonego.