Kolonie podlegają zgłoszeniu

Poza obowiązkami zapewnienia odpowiedniej opieki i bezpieczeństwa uczestników organizator musi także zgłosić wypoczynek w jawnym rejestrze internetowym. Zgłoszenie wypoczynku należy skierować do kuratora oświaty. Organizator przedstawia kuratorowi oświaty zgłoszenie wypoczynku w wersji papierowej i elektronicznej. MEN

przygotowało specjalną platformę internetową pod adresem www.wypoczynek.men.gov.pl, na której można zarejestrować się jako organizator wypoczynku, a następnie przy użyciu indywidualnego loginu i hasła dokonywać zgłoszeń poszczególnych wyjazdów dla dzieci i młodzieży.

Zgłoszenia można dokonać od 1 marca każdego roku w wypadku wakacji letnich i od 1 października dla ferii zimowych. Rozporządzenie nakłada obowiązek zgłoszenia wypoczynku najpóźniej na 21 dni przed terminem jego rozpoczęcia.

Zgłoszenie wypoczynku w Polsce

Organizator może zrealizować wypoczynek dopiero po przedstawieniu kuratorowi oświaty zgłoszenia, którego wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia. W zgłoszeniu należy podać: dane dotyczące organizatora wypoczynku, informacje na temat formy wypoczynku, czasu trwania i liczby uczestników, dane dotyczące kwalifikacji pracowników pedagogicznych lub wolontariuszy i kierownika, informacje na temat programu pracy z dziećmi i młodzieżą, rodzaju zakwaterowania, miejsca i opieki medycznej podczas wypoczynku, a w wypadku obozów wędrownych – informacje na temat przebiegu trasy obozu wędrownego. Jeżeli wyjazd przewiduje zakwaterowanie w hotelu lub innym ośrodku do zgłoszenia należy dołączyć kopię wydanej właścicielowi opinii lub protokołu kontroli okresowej właściwej miejscowo komendy Państwowej Straży Pożarnej.

Zgłoszenie uproszczone

W wypadku organizowania wypoczynku trwającego do 5 dni, przeznaczonego dla nie więcej niż 25 uczestników, organizator wypoczynku może zorganizować wypoczynek po przedstawieniu kuratorowi oświaty zgłoszenia wypoczynku, którego wzór określa załącznik nr 2 do rozporządzenia (formularz uproszczony – m.in. nie jest wymagane dołączenie dokumentów potwierdzających odbiór obiektu bądź terenu przez straż pożarną).

Zgłoszenie uproszczone ma zastosowanie również do imprez turystycznych dla dzieci, które mają się odbyć poza granicami Polski. W tym wypadku dostarczenie dokumentów dotyczących obiektu wraz z ewentualnym tłumaczeniem mogłoby być utrudnione ze względu na odmienne przepisy przeciwpożarowe w innych krajach.

Kurator oświaty w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia wypoczynku wydaje organizatorowi zaświadczenie o jego przyjęciu. Jest to

dokument uprawniający do zorganizowania wypoczynku. Kuratorium powinno być informowane o wszelkich zmianach, takich jak np. zmiana opiekunów czy istotnych punktów programu. Niektóre odstępstwa, jak choćby zmiana obiektu lub terminu wypoczynku są podstawą do złożenia nowego zgłoszenia. W wypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości w zgłoszeniu wypoczynku, kurator oświaty niezwłocznie wzywa organizatora wypoczynku do ich uzupełnienia lub poprawienia w wyznaczonym terminie. Poprawione zgłoszenie w wyznaczonym terminie wywołuje skutki od chwili jego wniesienia.

Nadzór i sankcje

Nadzór nad wypoczynkiem sprawuje kurator oświaty właściwy ze względu na miejsce jego lokalizacji. W razie stwierdzenia prowadzenia wypoczynku niezgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności stwierdzenia warunków zagrażających zdrowiu lub bezpieczeństwu jego uczestników, może zawiesić prowadzenie przez organizatora wypoczynku lub – w wypadku otrzymania wniosku odpowiedniego organu – zdecydować o zakończeniu prowadzenia wypoczynku przez jego organizatora. W tym wypadku organizator wypoczynku jest obowiązany przenieść uczestników do innego obiektu lub zapewnić im niezwłoczny powrót do miejsca zamieszkania.

W kontekście przepisów dotyczących obowiązku zgłoszenia wypoczynku najważniejsze wydaje się uzyskanie od właściciela obiektu opinii lub protokołu kontroli okresowej właściwej miejscowo komendy Państwowej Straży Pożarnej. Organizator wypoczynku powinien już na etapie wybierania obiektu na wypoczynek dowiedzieć się, czy obiekt ma takie dokumenty i zastrzec w umowie obowiązek właściciela obiektu do dostarczenia mu kopii.

Organizatorzy często zapominają o tym obowiązku, wychodząc z założenia, że spełnienie wymogów przepisów przeciwpożarowych dotyczy jedynie właściciela obiektu, a w tym wypadku obowiązek uzyskania tego dokumentu spoczywa wyraźnie na biurze podróży. KW