Przedsiębiorco – czytaj umowę!

Należy wspomnieć, że umowa najmu została unormowana w art. 659 kodeksu cywilnego i polega na oddaniu do używania rzeczy (w tym wypadku lokalu) w zamian za umówione wynagrodzenie. Wynajmującym jest ten, kto dysponuje lokalem, a najemcą w naszym wypadku właściciel biura podróży.

Musi być dowód prawa własności

Na samym początku musimy w  ustalić, czy osoba, z którą negocjujemy jest uprawniona do zawierania umowy najmu. Trzeba dołączyć do umowy dokumenty na potwierdzenie tego prawa. W wypadku gdy wynajmujemy lokal bezpośrednio od właściciela, należy w umowie wskazać nr księgi wieczystej nieruchomości i dołączyć do umowy jej odpis, z którego wynika, że wynajmujący jest właścicielem. Jeżeli jest więcej niż jeden właściciel i nie został ustanowiony zarządca, to umowę najmu powinni podpisać wszyscy właściciele lokalu lub jeden z nich powinien wykazać się stosownymi pełnomocnictwami w tym zakresie. Kopie tych pełnomocnictw powinny zostać załączone do umowy. Kwestia właściwej reprezentacji po stronie właścicieli lokalu ma istotne znaczenie dla ważności umowy i ochrony prawnej samego najemcy, ponieważ konflikt pomiędzy właścicielami może się odbić niekorzystnie na działalności najemcy. Większy problem pojawia się bowiem wtedy, gdy wynajmujący nie jest właścicielem lokalu. W takim wypadku najemca dla własnego dobra musi dowiedzieć się, skąd wynika prawo tej osoby do dysponowania nieruchomością i czy może ona taki lokal wynająć. Zgodnie z art. 6882 kodeksu cywilnego osoba, która wynajmuje lokal, aby go podnająć, musi mieć na to zgodę. Dlatego do umowy najmu powinno zostać dołączone oświadczenie właściciela lokalu, z którego będzie wynikało, że wynajął on lokal naszemu kontrahentowi i że wyraża zgodę na jego podnajem.

Wybierz czas trwania najmu i negocjuj czynsz

Kolejną ważną sprawą w negocjacjach właścicieli biur podróży, w kwestii wynajęcia lokalu, jest wysokość opłaty i długość najmu. Oczywiście najkorzystniej jest, gdy czynsz jest jak najniższy, aby maksymalnie obniżyć koszty utrzymania biura. Trudniej jest z kwestią okresu najmu, bowiem przedsiębiorca, uruchamiając nowy punkt sprzedaży, nie ma pewności, jak w danym miejscu będzie rozwijała się sprzedaż i czy lokal faktycznie przyciągnie klientów. Jeśli działalność nie będzie układała się pomyślnie, to zbyt długi okres najmu może być sporym ryzykiem. Z kolei zbyt krótki termin rodzi zagrożenie, że po jego upływie wynajmujący znajdzie innego najemcę lub drastycznie podwyższy czynsz. To są oczywiście kwestie, które przedsiębiorca musi sam rozstrzygnąć w oparciu o własne doświadczenie i plany biznesowe. Jednak istnieją mechanizmy, które pozwalają na dodatkowe zabezpieczenie. Dobrym rozwiązaniem wydaje się zawarcie krótszej umowy terminowej, ale z jednoczesnym zastrzeżeniem prawa do jej jednostronnego przedłużenia przez najemcę, na kolejny z góry wskazany okres, pod warunkiem złożenia oświadczenia woli wynajmującemu w określonym terminie (np. trzy miesiące przed upływem terminu umowy najmu). Takie rozwiązanie pozwala na zakończenie umowy po krótkim okresie najmu, jeżeli interes nie idzie dobrze, jak również na jej przedłużenie na z góry określonych warunkach.

Jakie zabezpieczenia stosowane są przez wynajmujących

Najczęściej stosowanym przez wynajmujących zabezpieczeniem jest tzw. kaucja, która polega na tym, że w chwili zawarcia umowy najmu najemca wpłaca wynajmującemu określoną kwotę. Najczęściej jest to równowartość trzymiesięcznego czynszu. Kaucja ma za zadanie zabezpieczyć pokrycie kosztów naprawy lokalu po zakończeniu stosunku najmu, a także zabezpieczyć ewentualnie niezapłacony czynsz. Jeżeli wszystko pójdzie dobrze i żadne z tych zdarzeń nie nastąpi, to po zakończeniu umowy najmu kaucja zostaje zwrócona najemcy. Jest to dość popularne rozwiązanie i wydaje się, że jedynym mankamentem dla najemcy jest konieczność wyłożenia z góry dużej sumy pieniężnej (często jeszcze przed rozpoczęciem działalności). W takim wypadku zaleca się negocjowanie wysokości kaucji. Bardzo istotne jest też precyzyjne określenie terminu jej zwrotu, aby w przyszłości nie powstał spór na tym tle.

Innym sposobem zabezpieczenia, stosowanym przez wynajmujących, jest zobowiązanie najemcy do złożenia oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Robi się to w formie aktu notarialnego, który zawiera zapis obowiązku zapłaty do określonej kwoty i zapis dotyczący obowiązku opuszczenia lokalu. Takie oświadczenie, w formie aktu notarialnego, stanowi tytuł egzekucyjny. Dlatego najemca, aby uruchomić eksmisję czy wyegzekwować należność za czynsz, nie będzie musiał już występować do sądu z powództwem, ale jedynie złoży wniosek o nadanie tytułowi egzekucyjnemu klauzuli wykonalności. To stawia najemcę w bardzo niekorzystnej sytuacji i co prawda nie pozbawia go całkowicie obrony, jednak tę obronę znacznie utrudnia. Podobnie jest w wypadku żądania wystawienia przez najemcę weksla in blanco, zabezpieczającego należności czynszowe. Jest to dla najemcy bardzo ryzykowne i może doprowadzić do znacznego ograniczenia możliwości obrony w sądzie.

Częstymi zapisami umownymi niekorzystnymi dla najemców, a stosowanymi przez wynajmujących, są kary umowne za najróżniejsze zdarzenia. Poczynając od zakłócania spokoju w budynku, a na opóźnieniu w zwrocie przedmiotu najmu kończąc. Wynajmujący wiele razy nadużywają w umowach tej instytucji prawa cywilnego, dlatego warto dokładnie wczytać się w zapisy umowy dotyczące kar pieniężnych i negocjować z wynajmującym albo ich usunięcie, albo zmniejszenie kwot.