Study tour promuje markę

Wizyty studyjne to kilkudniowe wyjazdy organizowane dla przedstawicieli mediów lub touroperatorów, agentów, w czasie których uczestnicy poznają największe atrakcje danego miasta czy regionu, a także jego zaplecze hotelowo-gastronomiczne. Choć wizyty takie służą przeważnie zwiększaniu świadomości uczestników o ofercie turystycznej wizytowanego miejsca, zwróceniu uwagi na mniej znane atrakcje lub nowe inwestycje, które mogą wpłynąć na podniesienie jego atrakcyjności turystycznej, organizuje się je przede wszystkim po to, by – w dłuższej perspektywie – budować wizerunek miejsca. Na jego tworzenie wpływ mają bowiem w dużej mierze uczestnicy wyjazdów studyjnych, którzy w materiałach prasowych, telewizyjnych (w przypadku dziennikarzy) lub klientom biur podróży (w przypadku touroperatorów) przekazują swoje wrażenia z podróży, zachęcając do odwiedzania danego miejsca. W planowaniu study touru pomocne mogą okazać się następujące wskazówki.

 1 Zastanów się co chcesz pokazać uczestnikom

Pokazywanie uczestnikom wyjazdu studyjnego największych atrakcji danego miejsca to rozwiązanie dobre, ale nie zawsze wskazane. Inaczej bowiem w czasie study touru powinno zaprezentować się nieznane szerszemu gronu miasteczko, które dopiero chce zaistnieć w świadomości potencjalnych turystów, inaczej popularne miasto zorientowane na promowanie innych atrakcji i form aktywności niż te, z których do tej pory słynęło, jeszcze inaczej region o zróżnicowanej ofercie turystycznej. O ile w pierwszym przypadku wizytowanie największych atrakcji jest uzasadnione – służy bowiem zaznajomieniu odbiorców z miejscem, na temat którego mają niewielką wiedzę, o tyle w pozostałych przypadkach rozsądniej jest zaprezentować nowe bądź mniej znane atrakcje lub sposoby na zagospodarowanie czasu wolnego, na które chcielibyśmy zwrócić uwagę turystów. W czasie wizyty studyjnej po Trójmieśnie, które chce popularyzować turystykę kulinarną, z powodzeniem można ominąć gdańską starówkę czy sopockie molo, lepiej odwiedzić restauracje oferujące kuchnię regionalną czy poznać miejsca, w których powstają tamtejsze specjały.

 2 Wybierz odpowiedni termin wyjazdu

Pożądanym punktem wyjazdu może być również zaaranżowanie spotkania uczestników wizyty studyjnej z przedstawicielami branży turystycznej, działającej na odwiedzanym obszarze – organizatorami turystyki czy hotelarzami. Takie spotkanie ma służyć przede wszystkim ułatwieniu nawiązania kontaktów między stronami, wymianie wiedzy czy oczekiwań. Może ono przyjąć formę krótkiego meetingu ograniczającego się do wymiany wizytówek, może być też być zorganizowane na wzór warsztatów, w czasie których strony mają czas na dokładne przedstawienie swojej oferty czy zapoznanie się z oczekiwaniami potencjalnych partnerów.

Jeśli study tour odbywa się w tym samym terminie i miejscu co targi turystyczne, takie warsztaty warto włączyć do planu targów.

Tu pojawia się kolejna ważna kwestia związana z organizacją wizyty studyjnej, a mianowicie ustalenie jej terminu i długości. Uwzględnienie w planie wyjazdu studyjnego wizyty na targach branżowych jest dobrym pomysłem, ale tylko wtedy, gdy w study tourze uczestniczą goście z zagranicy. Udział w takiej imprezie to dla nich niecodzienna okazja do tego, by spotkać się z polską branżą i poznać rodzimą ofertę turystyczną. Warto więc kilka godzin wizyty studyjnej zarezerwować na zaaranżowanie spotkań z wystawiającymi się w czasie targów touroperatorami.

W przypadku, kiedy uczestnikami study touru są goście z Polski, organizowanie wyjazdu w terminie targów turystycznych to już mniej udany pomysł. Są to imprezy na tyle ważne dla przedstawicieli branży, że możemy liczyć się z małym zainteresowaniem naszym wyjazdem. Wskazane jest jednak, w ich przypadku, wizytę zorganizować w czasie jakiejś imprezy charakterystycznej dla miasta czy regionu. Zwłaszcza takiej, która tematycznie wiąże się z promowanym przez nas rodzajem turystyki (np. udział w zawodach golfowych kiedy promujemy turystykę golfową). Jeśli to możliwe, warto wybrać termin nie w szczycie sezonu turystycznego, najlepiej w miesiącach wiosennych lub jesiennych. Sama wizyta nie powinna być dłuższa niż 2–4 dni.

 3 Dobierz uczestników wyjazdu

Organizacja wizyty studyjnej to przedsięwzięcie wymagające sporych nakładów finansowych dlatego należy dokładnie zastanowić się nad tym kogo na nią zaprosimy. Wbrew pozorom większa liczba zaproszonych wcale nie gwarantuje powodzenia marketingowego akcji (choć organizowanie study touru dla dwóch – trzech osób również nie jest z finansowego punktu widzenia opłacalne). Optymalna liczba to około 10 uczestników. W tym przypadku warto się kierować zasadą jakości i na uczestników wyjazdu wybierać wyłącznie takich przedstawicieli mediów czy touroperatorów, którzy są potencjalnie zainteresowani tematem czy profilem organizowanego przez nas objazdu i zagwarantują nam tym samym współpracę w zakresie promowania danego miejsca lub jego poszczególnych atrakcji. Drugim ważnym kryterium jest zasięg oddziaływania dziennikarzy i touroperatorów. 

 W przypadku mediów grono potencjalnych uczestników warto zawęzić do dziennikarzy branżowych zajmujących się turystyką, podróżami, promocją miejsc, ale i tych wyspecjalizowanych w promowanym przez nas na study tourze rodzaju turystyki (wizytą studyjną po ośrodkach narciarskich zainteresowani będą dziennikarze zajmujący się tematyką turystyki aktywnej, niekoniecznie specjaliści od wellness i spa czy turystyki kulinarnej). Jeśli chcemy, by o naszej ofercie dowiedzieli się turyści z różnych zakątków kraju warto zaprosić również dziennikarzy mediów lokalnych i ogólnopolskich.

Równie ważny jest odpowiedni dobór touroperatorów. Tu preferowani są organizatorzy, w katalogach których już znajduje się promowane przez nas miejsce. Mogą być też tacy, którzy dopiero planują je wprowadzić do swojego portfolio lub są zainteresowani naszym miastem, regionem ze względu na popularyzowany przez nas rodzaj atrakcji. Dla przykładu, organizator specjalizujący się w turystyce wyjazdowej nie skorzysta z objazdu po szlakach rowerowych województwa świętokrzyskiego, a specjalista od turystyki górskiej nie zainteresuje się ofertą zaplecza konferencyjnego w Warszawie.   

 4 Współpracuj z branżą turystyczną

Organizacja wizyty studyjnej to również duże wyzwanie logistyczne dlatego warto nawiązać współpracę z lokalną, regionalną branżą turystyczną. Jej wsparcie merytoryczne, personalne czy materialne może w znacznym stopniu ułatwić nam realizację przedsięwzięcia, a przy okazji obniżyć nieco koszty organizacji wizyty.

Pomocą merytoryczną mogą służyć lokalne i regionalne organizacje turystyczne, a jeśli na study tour planujemy zaprosić gości z zagranicy - również Polskie Ośrodki Informacji Turystycznej (POIT). Działające w 13 krajach świata centra nie tylko promują Polskę na obszarach swojego oddziaływania, ale i na bieżąco monitorują zainteresowanie obcokrajowców (w tym przedstawicieli branży turystycznej) naszym krajem. Mogą być więc nieocenionym pośrednikiem w kontaktach z touroperatorami czy dziennikarzami z zagranicy, którzy są zainteresowani odbyciem wizyty studyjnej po Polsce lub wybranym regionie.

O pomoc w zaprezentowaniu walorów miasta lub regionu warto poprosić również hotelarzy i restauratorów czy przewoźników. Nie tylko pokażemy uczestnikom wyjazdu wnętrza obiektów noclegowych i damy okazję do spróbowania dań z karty, ale również zyskamy możliwość zareklamowania usług tych podmiotów potencjalnym klientom. Organizacja wizyty może być więc dobrą okazją do negocjowania niższych stawek za noclegi w hotelach, możliwość skorzystania z dodatkowych atrakcji w obiekcie lub – w przypadku restauracji – uzyskania preferencyjnych cen za wyżywienie dla gości study touru.

 5 Utrzymuj kontakt z uczestnikami wyjazdu

Samo przeprowadzenie wizyty studyjnej nie zapewni miastu czy regionowi sukcesu wizerunkowego. Budowanie marki miejsca to proces długotrwały, wymagający aktywności na wielu polach. Dzięki dobrze przeprowadzonemu study tourowi zyskujemy dopiero naturalnych sprzymierzeńców w prowadzeniu działań promocyjnych i wizerunkowych. Jednak aby tak pozytywnie rozpoczęta współpraca nie poszła na marne, powinniśmy kontynuować ją także po zakończeniu wizyty studyjnej.

Samo zdobycie wizytówek imiennych od uczestników wyjazdu nie wystarczy. Dobrze jest po zakończeniu imprezy wysłać email z podziękowaniem za udział w wyjeździe, a także materiały zawierające praktyczne informacje na temat odwiedzanych miejsc, wizytowanych hoteli, restauracji, przewoźników z usług których korzystaliśmy. Z pewnością przydadzą się one dziennikarzom do przygotowania artykułów, a touroperatorom do tworzenia ofert związanych z miejscami które odwiedzali. W przypadku dziennikarzy warto jest też monitorować liczbę, rodzaj materiałów jakie powstały po przeprowadzonej przez nas wizycie. Na ich podstawie będziemy mogli określić liczbę odbiorców tych komunikatów i zasięg działania materiałów. (Warto w tym miejscu dodać, że choć od dziennikarzy uczestniczących w wyjeździe studyjnym możemy oczekiwać przygotowania materiałów prasowych czy telewizyjnych, nie mają oni jednak obowiązku ich tworzenia).

Współpracę warto kontynuować także przesyłając newslettery informujące o podejmowanych przez nas działaniach promocyjnych lub mających związek z turystyką (wybranym rodzajem turystyki) na terenie miasta, regionu. Trzeba zachęcać do przyłączenia się do prowadzonych fanpage czy portali internetowych, zapraszać do uczestnictwa w wydarzeniach związanych z promowanym przez nas miejscem (wybranym rodzajem turystyki). Tylko poprzez stałe podtrzymywanie zainteresowania dziennikarzy i touroperatorów naszymi działaniami będziemy mieli gwarancję, że potencjalni turyści otrzymają aktualną informację o naszym mieście i regionie. MM